Cena hostess na galę firmową i kosztorys obsady wieczoru

Ile hostess zamówić na galę firmową

Najczęstszy błąd przy gali to liczenie hostess od liczby gości ogółem, a nie od liczby punktów, które trzeba obsadzić w tym samym czasie. Najwięcej ludzi potrzeba w pierwszych 30 do 45 minutach, gdy wszyscy goście przychodzą naraz.

Po godzinie powitania część zespołu przechodzi do zadań wieczoru: obsługi sceny, opieki nad gośćmi VIP i szatni przy wyjściu. Dlatego przy gali nie zamawiamy osobnych osób na każdą godzinę, tylko jeden zespół z rozpisanym planem przejść. Zakres zadań na gali, dress code i próbę wręczania nagród opisujemy na stronie hostessy na galę.

Co podnosi cenę hostessy na galę

Stawka hostessy na galę jest zwykle wyższa niż na targach w ciągu dnia. Wpływa na nią kilka rzeczy, które warto wpisać w brief od razu, bo zmieniają pulę kandydatek.

• Godziny wieczorne i praca po północy. Gala kończy się często po 23:00, a obsada zostaje do wyjścia ostatnich gości i odbioru szatni.
• Strój wieczorowy. Długa czarna suknia albo strój w kolorach marki. Gdy hostessy mają własne suknie, ustalamy kolor i krój; gdy strój zapewnia firma, dochodzą przymiarki.
• Język obcy przy gościach z zagranicy i gali międzynarodowej.
• Asysta przy wręczaniu nagród. Wymaga próby przed galą, zwykle godziny wcześniej, płatnej jak praca.
• Termin w szczycie. Od listopada do połowy grudnia gale nakładają się z wigiliami firmowymi i dobre hostessy rezerwuje się z wyprzedzeniem.
• Gala poza miastem, w hotelu za miastem albo w pałacu, gdzie dochodzi dojazd obsady i powrót po północy.

Przykładowy kosztorys hostess na galę dla 250 gości

Żeby pokazać sam rachunek, przyjmijmy przykładowe stawki: 70 zł netto za godzinę dla hostessy na gali i 85 zł netto dla koordynatorki zespołu. To liczby do ćwiczenia, nie nasz cennik: prawdziwą stawkę każdej kandydatki widzisz na shortliście. Gala zaczyna się o 18:00, kolacja i nagrody trwają do 23:00, ostatni goście wychodzą o północy. Obsada przychodzi o 16:30 na odprawę i próbę wręczania nagród.

W planie Start marża wyniosłaby 25 procent, czyli 826,25 zł, a w planie Produkcja 12 procent, czyli 396,60 zł. Przy jednej gali w roku różnica jest niewielka, przy kilku eventach w sezonie zaczyna mieć znaczenie, dlatego plany porównujemy w cenniku. Rachunek dziennej obsady stoiska znajdziesz we wpisie ile kosztuje hostessa na targi.

Hostessy a reszta budżetu gali

Hostessy to zwykle niewielka część budżetu gali, ale bardzo widoczna, bo to one witają każdego gościa. Pozostałe pozycje rozkładają się zwykle tak: sala i kolacja, technika sceniczna, prowadzący i oprawa artystyczna. Prowadzącego wieczór policzysz według wpisu ile kosztuje konferansjer, a muzykę do kolacji według wpisów o kwartecie smyczkowym i wokalistce na event. Cały wieczór złożony z kilku ról rozpisujemy we wpisie oprawa artystyczna gali firmowej. Umowę z hotelem na salę i catering wiele firm podpisuje dziś zdalnie, a gdy chcesz to zrobić bez drukowania i kurierów, umowę z hotelem podpiszesz podpisem elektronicznym w kilka minut.

Jak porównać oferty agencji hostess na galę

Oferty na galę trudno porównać, bo jedna agencja liczy stawkę za godzinę, druga ryczałt za wieczór, a trzecia nie wspomina o powrocie po północy. Zanim wybierzesz, sprawdź pięć rzeczy.

• Czy cena obejmuje odprawę i próbę przed galą, czy tylko godziny otwarcia sali.
• Czy w ofercie jest koordynatorka zespołu i kto z nią rozmawia w dniu gali.
• Kto zapewnia strój i czy kolor sukni jest ustalony przed galą.
• Co się dzieje, gdy hostessa zachoruje w dniu gali i w jakim czasie dostaniesz zastępstwo.
• Czy dostaniesz jedną fakturę za całą obsadę, czy rachunki od każdej osoby.

U nas wszystkie te punkty są w umowie, a zastępstwo o tym samym profilu szukamy od razu po zgłoszeniu. Jak to wygląda krok po kroku, opisujemy na stronie hostessy na event.

Jak zamówić hostessy na galę

• Wpisz w brief nazwę gali, miejsce, salę, datę, godziny razem z odprawą i przewidywaną godzinę wyjścia ostatnich gości.
• Podaj liczbę gości, liczbę gości VIP i punkty do obsadzenia: rejestracja, szatnia, sala, scena, ścianka.
• Określ strój, kolor i to, czy firma zapewnia sukienki.
• Dopisz, czy będą nagrody, ile i w jakiej kolejności, żebyśmy zaplanowali próbę.
• Dostajesz shortlistę, akceptujesz obsadę, a umowy, zgody na wizerunek i zastępstwo prowadzimy my.

Pełny wzór dokumentu znajdziesz we wpisie brief na obsadę eventu. Gdy gala odbywa się w Trójmieście, zobacz też stronę hostessy Gdynia, a przy grudniowym terminie zestaw atrakcji na wigilię firmową.

Pytania o hostessy na galę

Ile kosztuje hostessa na galę firmową?

Stawka hostessy na galę jest zwykle wyższa niż na dzienne targi, bo praca trwa wieczorem i często po północy, w stroju wieczorowym. Koszt to stawka razy godziny z odprawą i próbą, razy liczba osób, plus marża agencji i powrót po północy.

Ile hostess potrzeba na galę dla 200 gości?

Zwykle czterech do pięciu: dwie przy rejestracji w godzinie przyjścia gości, jedna w szatni, jedna lub dwie przy prowadzeniu do stołów i scenie. Przy wielu gościach VIP albo ściance do zdjęć dochodzi jeszcze jedna osoba.

Czy hostessy mają własne suknie wieczorowe?

Zwykle tak, ale kolor i krój ustalamy przed galą, żeby zespół wyglądał jednolicie. Gdy firma chce strój w kolorach marki, zapewnia go sama, a przymiarkę doliczamy do godzin pracy.

Czy hostessy pomogą przy wręczaniu nagród?

Tak. Podają statuetki, prowadzą laureatów na scenę i ze sceny i pilnują kolejności. Przy nagrodach planujemy krótką próbę przed otwarciem sali, płatną jak godziny pracy.

Ile wcześniej zamówić hostessy na galę?

Najlepiej trzy do czterech tygodni przed terminem, a na gale od listopada do połowy grudnia wcześniej, bo nakładają się z wigiliami firmowymi. Przy krótszym terminie wybór ogranicza się do osób, które są akurat wolne.