Gdynia żyje z portu, logistyki i nowych technologii, więc większość zleceń to konferencje branży morskiej, wizyty delegacji w firmach portowych, gale w hotelach przy bulwarze i loże sponsorów w Polsat Plus Arena. Obsadzamy rejestrację, powitanie, stoiska i strefy partnerów osobami z Gdyni i Trójmiasta. Wysyłasz jeden brief, a casting, umowy, zastępstwa i jedną fakturę prowadzimy my.
Opisz zwykłym językiem, kogo potrzebujesz. Kalkulator zamieni opis w brief obsady, policzy harmonogram od daty eventu wstecz i pokaże kosztorys w każdym planie.
Terminy zależą od planu i od liczby osób w obsadzie.
Tak wygląda shortlista po castingu: kafle z rolą, miastem, językami i dostępnością. Nazwiska i zdjęcia widzisz po akceptacji briefu.
Start
Agencja
Produkcja
Gdy nie wpiszesz stawek, kosztorys pokazuje wzór: suma stawek artystek plus marża planu. Kwoty netto + 23% VAT.
Gdynia nie ma własnego centrum targowego, bo duże targi Trójmiasta odbywają się w Gdańsku. Za to konferencji, gal i wydarzeń firmowych jest tu dużo, a każdy obiekt wymaga innej obsady. Brief zaczynamy od adresu i programu dnia.
| Miejsce albo typ wydarzenia | Przykłady | Czego zwykle oczekuje zamawiający |
|---|---|---|
| Pomorski Park Naukowo-Technologiczny (Al. Zwycięstwa) | konferencje technologiczne, spotkania startupów, dni otwarte firm z parku | rejestracja, identyfikatory, kierowanie do sal, opieka nad prelegentami |
| Konferencje branży morskiej i transportu | Forum Gospodarki Morskiej (październik), Transport Week (marzec), konferencje uczelni morskiej | rejestracja kilkuset gości, obsługa paneli, goście z zagranicy, angielski |
| Polsat Plus Arena Gdynia | mecze koszykówki, koncerty, eventy firmowe w hali | loże i strefy partnerów, lista gości, upominki, wejście VIP |
| Hotele przy bulwarze i w centrum | gale nagród, kolacje dla klientów, konferencje firm, kick-offy | powitanie w foyer, szatnia, prowadzenie do stołów, asysta na scenie |
| Firmy portowe i logistyczne | wizyty delegacji, otwarcia terminali, jubileusze, dni klienta | powitanie delegacji, przepustki, prowadzenie po terenie, angielski |
| Galerie handlowe i bulwar | degustacje, sampling, akcje marek w sezonie letnim | rozmowa z klientem, zbieranie zgód, raport z akcji |
Gdy znasz nazwę wydarzenia, salę i datę, wpisz je w brief, a obsadę dobierzemy do profilu gości i godzin programu.
Konferencja w Gdyni zwykle ściąga armatorów, spedytorów, przedstawicieli portów i administracji, często z zagranicy. Goście przychodzą z napiętym planem spotkań, więc rejestracja musi iść szybko, a hostessa przy wejściu na panel ma wiedzieć, gdzie jest sala B i kto z organizatorów odbiera prelegenta.
Przy 400 uczestnikach, którzy przychodzą w ciągu godziny przed otwarciem, planujemy cztery stanowiska rejestracji i osobne dla prelegentów i partnerów. Hostessy wydają identyfikatory i pakiety, pilnują listy i od razu zgłaszają brakujące nazwiska.
Hostessy podają mikrofony podczas pytań, pokazują czas moderatorowi i prowadzą prelegentów z zaplecza na scenę. Przy gościach zagranicznych wybieramy osoby z angielskim na poziomie swobodnej rozmowy, a ile kosztuje taka dopłata, liczymy we wpisie hostessa z językiem angielskim. Logistykę sal opisujemy na stronie hostessy na konferencje.
Po części merytorycznej często jest kolacja w hotelu albo gala z wręczeniem nagród. Ten sam zespół przebiera się w strój wieczorowy i wita gości. Do wieczoru dołożysz w tym samym briefie konferansjera prowadzącego galę albo muzykę na żywo do kolacji.
Firma z portu, która przyjmuje delegację klienta z Azji albo Skandynawii, potrzebuje kogoś, kto przywita gości przy bramie, poprowadzi ich przez procedurę przepustek i dopilnuje, żeby na każdym punkcie programu byli na czas.
Przy wejściu na teren portu ustalamy z zamawiającym listę osób do przepustek z wyprzedzeniem, bo bez niej obsada nie wejdzie rano na teren.
Hala przy ul. Kazimierza Górskiego gości mecze koszykówki, koncerty i wydarzenia firmowe. Sponsorzy zapraszają tam klientów do lóż i stref partnerskich, a firmy wynajmują halę na jubileusze i eventy dla pracowników.
Przy całym sezonie ustalamy stały skład i osobę rezerwową, żeby goście sponsora widzieli te same twarze na każdym meczu. Zasady pracy przy imprezach firmowych opisujemy na stronie hostessy na event.
Gale firm z Trójmiasta często odbywają się w hotelach z widokiem na morze, a jesienią i w grudniu terminy w salach balowych znikają szybko. Hostessy witają gości w foyer, prowadzą do stołów według planu sali, asystują przy wręczaniu nagród i pilnują szatni. Gdy gala potrzebuje oprawy, dokładamy DJ-kę na event firmowy albo tancerki z pokazem. Na grudniowe spotkania firm przygotowaliśmy osobny zestaw atrakcji na wigilię firmową.
Marki robią w Gdyni degustacje w galeriach handlowych i akcje na bulwarze w sezonie letnim. Obsadzamy jednym briefem kilka punktów w Gdyni, Rumi, Redzie i Sopocie, z raportem po każdym dniu. Szczegóły na stronie hostessy na promocje.
Najpierw szukamy osób z Gdyni, potem z całego Trójmiasta. Kolejka SKM łączy trzy miasta, więc hostessa z Gdańska dojeżdża na konferencję w Gdyni bez noclegu i bez dopłaty za dojazd.
Pełny brief skraca drogę do trafnej shortlisty. Przy zleceniach w Gdyni najczęściej dopytujemy o przepustki na teren portu, języki gości i godziny programu wieczornego.
Cały dokument rozpiszesz według wpisu brief na obsadę eventu.
Sprawdzamy brief i dopytujemy o szczegóły, potem przeglądamy profile, języki, dostępność w terminie i nagrania. Obsadę akceptujesz w jednym widoku. Podpisujemy umowy z zakresem, godzinami, stawką i zasadami zastępstwa, zbieramy zgody na wizerunek i rozsyłamy harmonogram z miejscem zbiórki i dress codem. W dniu wydarzenia pilnujemy obecności. Szczegóły na stronach jak to działa i bezpieczeństwo i umowy. Pracujemy wyłącznie z osobami pełnoletnimi i wyłącznie przy pracy targowej, eventowej i reklamowej.
Koszt zależy od liczby osób, dni i godzin, języków i zakresu pracy. W Gdyni zwykle nie płacisz za dojazd ani nocleg, bo obsada jest z Trójmiasta, a najwięcej do rachunku dokładają języki obce przy konferencjach morskich. Hostessa ustala swoją stawkę i dostaje ją w całości. Ty płacisz abonament planu i marżę od stawek: 25 procent w planie Start, 18 procent w planie Agencja i 12 procent w planie Produkcja. Firma, która co sezon obsadza lożę na meczach i dwie konferencje w roku, zwykle wybiera plan Agencja z gwarantowanymi zastępstwami. Przykładowy kosztorys trzech hostess na trzy dni rozpisujemy we wpisie ile kosztuje hostessa na targi, rachunek gali we wpisie ile kosztują hostessy na galę, a plany porównasz w cenniku.
Gdy organizujesz wydarzenia w kilku miastach, jeden brief może objąć całą trasę.
Najpierw szukamy osób z Gdyni, a potem z Sopotu i Gdańska. Kolejka SKM łączy trzy miasta, więc obsada dojeżdża bez noclegu i bez dopłaty. Przy rzadkim języku szukamy w całym województwie i mówimy od razu, ile mamy kandydatek.
Tak. Obsadzamy rejestrację, panele, opiekę nad prelegentami i wieczorną galę, z hostessami mówiącymi po angielsku przy gościach z zagranicy. Wpisz w brief liczbę uczestników i godziny otwarcia rejestracji, a zaplanujemy liczbę stanowisk.
Tak. Witają delegację przy wejściu, pomagają przy przepustkach, prowadzą grupę według planu wizyty i obsługują salę spotkań. Listę osób do przepustek uzgadniamy z zamawiającym kilka dni wcześniej.
Tak. Hostessy witają gości z listy, rozdają upominki i prowadzą konkurs w przerwie. Przy całym sezonie ustalamy stały skład i osobę rezerwową.
Przy konferencjach i galach trzy do czterech tygodni przed terminem, a przy języku innym niż angielski wcześniej. Przy pojedynczym meczu albo akcji w galerii zwykle wystarczą dwa tygodnie.
Nie. Kontakt, umowy i rozliczenie idą przez nas, dzięki czemu gwarantujemy zastępstwo i wystawiamy jedną fakturę za całe wydarzenie.
Podaj wydarzenie, miejsce, dni i języki. Casting, umowy, przepustki i zastępstwa prowadzimy my.