Białystok to konferencje trzech dużych uczelni, kongresy i gale w hotelach, koncerty dla klientów w operze, loże sponsorów na meczach Jagiellonii i targi na stadionie przy Słonecznej. Agencji hostess z własną bazą w mieście jest tu niewiele, więc organizatorzy często wożą obsadę z Warszawy. My obsadzamy rejestrację, stoiska, loże i powitanie gości osobami z Białegostoku. Wysyłasz jeden brief, a casting, umowy, zastępstwa i jedną fakturę bierzemy na siebie.
Opisz zwykłym językiem, kogo potrzebujesz. Kalkulator zamieni opis w brief obsady, policzy harmonogram od daty eventu wstecz i pokaże kosztorys w każdym planie.
Terminy zależą od planu i od liczby osób w obsadzie.
Tak wygląda shortlista po castingu: kafle z rolą, miastem, językami i dostępnością. Nazwiska i zdjęcia widzisz po akceptacji briefu.
Start
Agencja
Produkcja
Gdy nie wpiszesz stawek, kosztorys pokazuje wzór: suma stawek artystek plus marża planu. Kwoty netto + 23% VAT.
Białystok nie ma klasycznego centrum targowego z halami, dlatego wydarzenia rozkładają się na stadion, uczelnie, hotele i sale koncertowe. Brief zaczynamy od adresu, bo od niego zależą godziny, wejście dla obsługi i strój.
| Miejsce albo typ wydarzenia | Przykłady | Czego zwykle oczekuje zamawiający |
|---|---|---|
| Stadion przy ul. Słonecznej (Chorten Arena) | mecze Jagiellonii, Targi Pracy, eventy firmowe w częściach biznesowych | loże sponsorów, lista gości, obsługa stoisk pracodawców |
| Uczelnie (uniwersytet, politechnika, uniwersytet medyczny) | konferencje naukowe, zjazdy, dni kariery, targi sztuki w budynku architektury | rejestracja, identyfikatory, kierowanie do sal, opieka nad prelegentami |
| Opera i Filharmonia Podlaska | gale nagród, jubileusze firm, koncerty dla klientów | powitanie w foyer, szatnia, prowadzenie do miejsc, asysta na scenie |
| Hotele konferencyjne w mieście | kongresy branżowe, konferencje firm, szkolenia sprzedażowe, kolacje dla partnerów | rejestracja, obsługa sali kongresowej, powitanie na kolacji |
| Galerie handlowe i salony | degustacje, sampling, otwarcia salonów | rozmowa z klientem, zbieranie zgód, raport z akcji |
Gdy znasz nazwę wydarzenia, salę i datę, wpisz je w brief, a dopasujemy obsadę do profilu gości i godzin programu.
Większość zleceń w Białymstoku to konferencje: naukowe na uczelniach, medyczne przy uniwersytecie medycznym i branżowe w hotelach z dużą salą kongresową. Goście przyjeżdżają z całej Polski i z zagranicy, często pociągiem z Warszawy, więc rejestracja musi przyjąć ich falą w ciągu godziny.
Przy 300 uczestnikach planujemy trzy stanowiska rejestracji i osobne stanowisko dla prelegentów. Hostessy wydają identyfikatory i materiały, pilnują listy obecności (przy konferencjach medycznych często z punktami edukacyjnymi) i od razu zgłaszają brakujące nazwiska organizatorowi.
Hostessy pilnują wejść na panele, podają mikrofony podczas pytań, pokazują czas moderatorowi i prowadzą prelegentów z zaplecza na scenę. Przy gościach zagranicznych wybieramy osoby z angielskim na poziomie swobodnej rozmowy, a ile to kosztuje, liczymy we wpisie hostessa z językiem angielskim, cena. Logistykę sal opisujemy na stronie hostessy na konferencje.
Po części merytorycznej zwykle jest kolacja albo gala w hotelu. Ten sam zespół przebiera się w strój wieczorowy i wita gości. Do wieczoru łatwo dołożyć konferansjera prowadzącego galę albo muzykę na żywo do kolacji w tym samym briefie.
Firmy z Podlasia robią gale dla klientów i jubileusze w operze albo w hotelach, a firmy z Warszawy coraz częściej wybierają Białystok na kick-off czy konferencję dla dealerów, bo jest bliżej klientów ze wschodu kraju i taniej niż w stolicy. W obu przypadkach obsada z miasta oznacza brak noclegów i krótszy dzień pracy.
Gdy gala potrzebuje oprawy, dokładamy DJ-kę na event firmowy albo tancerki z pokazem, w tym samym briefie i na jednej fakturze.
Stadion przy Słonecznej to w Białymstoku największy obiekt na duże wydarzenia. Grają tu mecze Jagiellonii, a w częściach biznesowych odbywają się imprezy firmowe i targi, w tym regionalne Targi Pracy, na których wystawiają się pracodawcy i uczelnie.
Ile osób postawić przy stoisku, policzysz według wpisu ile hostess na stoisko, a zasady pracy na targach opisujemy na stronie hostessy na targi.
Marki, które robią degustacje albo sampling w kilku sklepach regionu, potrzebują ludzi z miejsca, którzy dojadą rano do każdego punktu. Obsadzamy akcje w galeriach handlowych Białegostoku i w sklepach w Łomży, Suwałkach czy Augustowie jednym briefem, z raportem po każdym dniu. Szczegóły na stronie hostessy na promocje.
Najpierw szukamy osób z Białegostoku. Trzy duże uczelnie dają dobrą bazę kandydatek z angielskim, a przy rzadszych językach (litewski, ukraiński, niemiecki) dokładamy osoby z Warszawy, skąd jest około dwóch i pół godziny drogi.
Pełny brief skraca drogę do trafnej shortlisty. Przy zleceniach w Białymstoku najczęściej dopytujemy o wejście dla obsługi na stadionie lub w hotelu i o to, czy goście są z zagranicy.
Cały dokument rozpiszesz według wpisu brief na obsadę eventu.
Sprawdzamy brief i dopytujemy o szczegóły, potem przeglądamy profile, języki, dostępność w terminie i nagrania. Obsadę akceptujesz w jednym widoku. Podpisujemy umowy z zakresem, godzinami, stawką i zasadami zastępstwa, zbieramy zgody na wizerunek i rozsyłamy harmonogram z miejscem zbiórki i dress codem. W dniu wydarzenia pilnujemy obecności. Szczegóły na stronach jak to działa i bezpieczeństwo i umowy. Pracujemy wyłącznie z osobami pełnoletnimi i wyłącznie przy pracy targowej, eventowej i reklamowej.
Koszt zależy od liczby osób, dni i godzin, języków i zakresu pracy. Stawki hostess w Białymstoku są zwykle niższe niż w Warszawie, a obsada z miasta nie generuje kosztu dojazdu i noclegu, który przy ekipie przywiezionej ze stolicy potrafi podnieść rachunek o kilkadziesiąt procent. Hostessa ustala swoją stawkę i dostaje ją w całości. Ty płacisz abonament planu i marżę od stawek: 25 procent w planie Start, 18 procent w planie Agencja i 12 procent w planie Produkcja. Przykładowy kosztorys trzech hostess na trzy dni rozpisujemy we wpisie ile kosztuje hostessa na targi, a plany porównasz w cenniku.
Gdy organizujesz wydarzenia w kilku miastach, jeden brief może objąć całą trasę.
Najpierw szukamy osób z Białegostoku, w dużej części studentek miejscowych uczelni. Z Warszawy dokładamy kandydatki tylko przy dużej grupie albo rzadszym języku, a koszt dojazdu i noclegu widzisz w kosztorysie, zanim zaakceptujesz obsadę.
Tak. Hostessy prowadzą rejestrację, wydają identyfikatory, pilnują listy obecności, kierują gości do sal i opiekują się prelegentami. Przy 300 uczestnikach zwykle planujemy trzy stanowiska rejestracji i jedno dla prelegentów.
Tak. Witają gości z listy, rozdają upominki i prowadzą konkurs w przerwie. Przy całym sezonie ustalamy stały skład i jedną osobę rezerwową, żeby goście sponsora widzieli te same twarze na każdym meczu.
Tak. Hostessa wita kandydatów, zadaje dwa lub trzy pytania wstępne, zbiera zgłoszenia i przekazuje najlepsze osoby rekruterowi. Przy jednym stoisku pracodawcy zwykle wystarczają dwie osoby na zmianę.
Przy konferencjach i galach najlepiej trzy do czterech tygodni przed terminem, a przy języku obcym wcześniej. Przy pojedynczym meczu albo akcji w galerii zwykle wystarczą dwa tygodnie.
Nie. Kontakt, umowy i rozliczenie idą przez nas, dzięki czemu gwarantujemy zastępstwo i wystawiamy jedną fakturę za całe wydarzenie.
Podaj wydarzenie, miejsce, dni i języki. Casting, umowy i zastępstwa prowadzimy my.