Umowa z artystą na event, zgody na wizerunek i RODO
Ta strona jest dla decydenta i działu prawnego. Opisujemy, kto z kim podpisuje umowę, jak zbieramy zgody na wizerunek, w jakim zakresie przenosimy prawa do nagrań, jak chronimy dane osobowe i jakie zasady obowiązują każdą obsadę, którą prowadzimy.
Kto z kim podpisuje umowę z artystą na event
Pośredniczymy w całości, więc układ umów jest prosty. Firma nie zawiera umowy z każdą artystką osobno i nie dostaje jej danych kontaktowych.
- Firma i Artystki: abonament według regulaminu oraz zamówienie na konkretny event albo kampanię, z kosztorysem, rolami, terminem i zakresem wykorzystania nagrań.
- Artystki i artystka: umowa na wykonanie konkretnej pracy, podpisana przed eventem, z tym samym zakresem i terminem.
- Rozliczenie: jedna faktura za event dla firmy, obejmująca stawki artystek i marżę planu. Artystce wypłacamy jej pełną stawkę.
Rodzaj umowy z artystką dobieramy do charakteru pracy: występ sceniczny, obsługa stoiska, prowadzenie wydarzenia albo udział w kampanii. Szerzej o różnicach piszemy we wpisie umowa z artystką: dzieło czy zlecenie.
Zgody na wizerunek artystki
Rozpowszechnianie wizerunku osoby wymaga jej zgody. Dlatego zgodę zbieramy przed eventem, na piśmie, w zakresie, który wpisujesz w brief.
- Gdzie wizerunek będzie użyty: relacja z eventu, media społecznościowe marki, strona internetowa, reklama płatna, materiały drukowane.
- Na jak długo i na jakim terytorium.
- Czy dotyczy zdjęć, nagrań wideo, czy obu.
Zgody przekazujemy razem z dokumentami eventu, więc dział prawny widzi dokładnie, na co artystka się zgodziła. Zakres szerszy niż uzgodniony wymaga nowego uzgodnienia, zanim materiał zostanie opublikowany.
Przeniesienie praw do nagrań w uzgodnionym zakresie
Śpiew, taniec, gra na instrumencie czy prowadzenie sceny to artystyczne wykonanie chronione prawem autorskim. Jeśli chcesz wykorzystać nagranie w kampanii, potrzebujesz praw do tego wykonania w konkretnych polach eksploatacji.
- W briefie zaznaczasz, czy event jest nagrywany i do czego posłużą materiały.
- W umowie z artystką ustalamy przeniesienie praw albo licencję w tym zakresie, z wynagrodzeniem ujętym w stawce.
- W zamówieniu firmy ten sam zakres przechodzi na Twoją firmę.
Przy castingu do reklamy zakres praw ustalamy już na etapie briefu, bo od niego zależy stawka. Więcej o tym procesie na stronie casting do reklamy.
RODO i umowa powierzenia danych
Przetwarzamy dane osób po stronie firmy (konta użytkowników, briefy, faktury) i dane artystek (profil, zdjęcia sceniczne, data urodzenia, zgody). Zasady opisuje polityka prywatności.
- Profile artystek nie zawierają danych kontaktowych ani adresów. Firma widzi rolę, miasto, języki, dostępność, nagrania i zdjęcia sceniczne.
- Nazwiska i zdjęcia na shortliście widzisz po akceptacji briefu.
- Zdjęcia przechowujemy na niepublicznym dysku i usuwamy z nich metadane.
- W planie Enterprise podpisujemy umowę powierzenia przetwarzania danych i prowadzimy rejestr dostępu użytkowników firmy.
Zastępstwa zapisane w umowie
Gdy artystka nie może wystąpić, szukamy zastępstwa o tym samym profilu: rola, języki, doświadczenie, dress code. Zastępstwo przedstawiamy do akceptacji, zanim pojawi się na evencie. W planach Agencja, Produkcja i Enterprise zastępstwo jest gwarantowane w umowie, a w Enterprise obowiązuje SLA na czas odpowiedzi i zastępstwa.
Weryfikacja 18+ i sprawdzanie briefów
Pracujemy wyłącznie z osobami pełnoletnimi i wyłącznie przy pracy scenicznej, eventowej i reklamowej. Te zasady chronią artystki i Twoją markę.
Zgłoszenie artystki wymaga daty urodzenia i oświadczenia 18+, a przy weryfikacji profilu wiek potwierdzamy dokumentem.
Zdjęcia w profilach są sceniczne, bez seksualizacji.
Sprawdzamy każdy brief, zanim trafi do castingu. Briefów towarzyskich, randkowych i dla dorosłych nie przyjmujemy, a konto firmy, która taki brief wyśle, blokujemy.
Kontakt z artystką poza serwisem jest zakazany w regulaminie, dlatego profile nie zawierają danych kontaktowych.
SSO, role i rejestr dostępu
Dostęp do briefów, shortlist i dokumentów mają wyłącznie osoby, które dodasz do konta firmy.
- Agencja: konta dla 5 osób w firmie z rolami producenta, akceptującego i księgowości.
- Produkcja: konta dla 15 osób w firmie, akceptacja wieloetapowa i centra kosztów na fakturach.
- Enterprise: logowanie przez SSO, rejestr dostępu, umowa ramowa i umowa powierzenia danych.
Jakie dokumenty dostajesz w każdym planie
| Dokument | Start | Agencja | Produkcja | Enterprise |
|---|---|---|---|---|
| Zamówienie na event i faktura za event | tak | tak | tak | tak |
| Zgody na wizerunek w zakresie briefu | tak | tak | tak | tak |
| Zastępstwo gwarantowane w umowie | nie | tak | tak | tak |
| Pakiet dokumentów dla działu prawnego | nie | nie | tak | tak |
| Umowa ramowa, SLA, umowa powierzenia danych | nie | nie | nie | tak |
Pełne porównanie planów znajdziesz w cenniku.
Obsada, którą obejmują te zasady
Te same umowy i zgody obowiązują przy każdej roli: hostessy na targi, wokalistka na event, tancerki na event, modelki do reklamy i konferansjer na event. Jak wygląda cały proces od briefu do rozliczenia, opisujemy na stronie agencja bookingowa, a odpowiedzi na inne pytania zebraliśmy w pytaniach o agencję artystyczną.
Pytania działu prawnego
Czy firma podpisuje umowę bezpośrednio z artystką?
Nie. Umowę z artystką podpisujemy my, a firma zawiera umowę z nami: akceptuje kosztorys i zamówienie na event. Dzięki temu jedna strona odpowiada za obsadę, zastępstwo i rozliczenie, a Ty dostajesz jedną fakturę za event.
Czy możemy wykorzystać nagrania z eventu w materiałach marki?
Tak, w zakresie wpisanym w brief i w zamówienie: pola eksploatacji, kanały, terytorium i czas. Ten sam zakres trafia do umowy z artystką i do jej zgody na wizerunek. Wykorzystanie szersze niż uzgodnione wymaga nowego uzgodnienia z nami.
Czy podpisujecie umowę powierzenia przetwarzania danych?
Tak. Umowę powierzenia danych, umowę ramową i rejestr dostępu obejmuje plan Enterprise. W planie Produkcja dostajesz pakiet dokumentów dla działu prawnego.
Co się dzieje, gdy artystka nie może przyjść?
Szukamy zastępstwa o tym samym profilu i przedstawiamy je do akceptacji. W planach Agencja, Produkcja i Enterprise zastępstwo jest gwarantowane w umowie, a w Enterprise obowiązuje też SLA na czas zastępstwa.
Jak potwierdzacie pełnoletność artystek?
Zgłoszenie wymaga daty urodzenia i oświadczenia, że artystka ma ukończone 18 lat. Przy weryfikacji profilu wiek potwierdzamy dokumentem. Profil bez potwierdzonego wieku nie trafia do bazy ani na shortlistę.
Potrzebujesz umowy ramowej albo umowy powierzenia danych
Napisz, jakich dokumentów wymaga Twój dział prawny. Przygotujemy zakres dla planu Enterprise albo wyślemy pakiet dokumentów planu Produkcja.