Olsztyn to konferencje uczelniane w Kortowie, targi i mecze w Hali Urania, gale w centrum miasta, a godzinę drogi dalej hotele na Mazurach, w których firmy z całej Polski robią kick-offy, wyjazdy motywacyjne i spotkania z klientami. Obsadzamy rejestrację, stoiska, loże i powitanie gości. Wysyłasz jeden brief, a casting, umowy, dojazd obsady, zastępstwa i jedną fakturę bierzemy na siebie.
Opisz zwykłym językiem, kogo potrzebujesz. Kalkulator zamieni opis w brief obsady, policzy harmonogram od daty eventu wstecz i pokaże kosztorys w każdym planie.
Terminy zależą od planu i od liczby osób w obsadzie.
Tak wygląda shortlista po castingu: kafle z rolą, miastem, językami i dostępnością. Nazwiska i zdjęcia widzisz po akceptacji briefu.
Start
Agencja
Produkcja
Gdy nie wpiszesz stawek, kosztorys pokazuje wzór: suma stawek artystek plus marża planu. Kwoty netto + 23% VAT.
W Olsztynie i okolicy zleceń jest mniej niż w Warszawie czy Poznaniu, ale są bardzo różne: od kongresu naukowego po trzydniowy wyjazd firmy w hotelu nad jeziorem. Brief zaczynamy od adresu, bo od niego zależy dojazd, godziny i strój.
| Miejsce albo typ wydarzenia | Przykłady | Czego zwykle oczekuje zamawiający |
|---|---|---|
| Hala Urania | targi konsumenckie i branżowe, mecze siatkówki, koncerty, kongresy, sale konferencyjne i skyboksy VIP | obsługa stoiska, loże partnerów, lista gości, rejestracja przy kongresie |
| Kampus uniwersytetu w Kortowie | konferencje naukowe, zjazdy, dni kariery, spotkania branżowe | rejestracja, identyfikatory, kierowanie do sal w kilku budynkach, opieka nad prelegentami |
| Filharmonia i sale w centrum | gale nagród, jubileusze firm, koncerty dla klientów | powitanie w foyer, szatnia, prowadzenie do miejsc, asysta na scenie |
| Hotele w Olsztynie | szkolenia sprzedażowe, konferencje firm, kolacje dla partnerów | rejestracja, obsługa sali, powitanie na kolacji |
| Hotele konferencyjne na Mazurach (Mikołajki, Mrągowo, Ostróda) | kick-offy, wyjazdy motywacyjne, konferencje dla dealerów, gale dla klientów | powitanie przyjeżdżających grup, rejestracja, obsługa gali i stref partnerów, kilka dni pracy |
| Galerie handlowe i salony | degustacje, sampling, otwarcia salonów | rozmowa z klientem, zbieranie zgód, raport z akcji |
Gdy znasz nazwę wydarzenia, salę i datę, wpisz je w brief, a dopasujemy obsadę do profilu gości i godzin programu.
Konferencja w Olsztynie często łączy dwa światy: uczelnię albo instytut, który zaprasza naukowców, i firmę lub samorząd, który zaprasza gości biznesowych. Obsada musi poradzić sobie z jednymi i drugimi, a przy kampusie rozrzuconym między kilkoma budynkami także z kierowaniem ludzi między salami.
Przy 300 uczestnikach, którzy przychodzą w ciągu godziny, planujemy trzy stanowiska rejestracji i osobne stanowisko dla prelegentów. Hostessy wydają identyfikatory i materiały, pilnują listy i od razu zgłaszają brakujące nazwiska organizatorowi.
Hostessy pilnują wejść na panele, podają mikrofony podczas pytań, pokazują czas moderatorowi i prowadzą prelegentów z zaplecza na scenę. Przy gościach zagranicznych wybieramy osoby z angielskim na poziomie swobodnej rozmowy. Całą logistykę sal opisujemy na stronie hostessy na konferencje.
Po części merytorycznej zwykle jest kolacja albo gala. Ten sam zespół przebiera się w strój wieczorowy i wita gości. Do wieczoru łatwo dołożyć konferansjera prowadzącego galę albo muzykę na żywo do kolacji, w tym samym briefie.
Firma z Warszawy, która robi kick-off dla 200 handlowców w hotelu w Mikołajkach, zwykle nie chce wozić hostess z Warszawy przez trzy dni. Obsadzamy takie wydarzenia osobami z Olsztyna, skąd do większości mazurskich hoteli jest godzina do półtorej drogi.
Przy trzech dniach pracy w hotelu ustalamy z zamawiającym, czy obsada dojeżdża codziennie z Olsztyna, czy nocuje na miejscu. Oba warianty widzisz w kosztorysie przed akceptacją. Gdy gala potrzebuje oprawy muzycznej, dokładamy DJ-kę na event firmowy albo tancerki z pokazem.
Hala Urania po przebudowie mieści do około 4 tysięcy widzów i ma sale konferencyjne oraz skyboksy dla firm. Odbywają się w niej targi konsumenckie i branżowe, koncerty oraz mecze siatkówki, przy których sponsorzy zapraszają klientów do lóż.
Ile osób postawić przy stoisku, policzysz według wpisu ile hostess na stoisko, a zasady pracy na targach opisujemy na stronie hostessy na targi.
Marki, które robią degustacje albo sampling w kilku sklepach regionu, potrzebują ludzi z miejsca, którzy znają drogę do każdego punktu i dojadą o 8 rano. Obsadzamy akcje w galeriach handlowych Olsztyna i w sklepach w Ełku, Elblągu czy Ostródzie jednym briefem, z raportem po każdym dniu. Szczegóły na stronie hostessy na promocje.
Najpierw szukamy osób z Olsztyna. Uniwersytet z filologiami daje dobrą bazę kandydatek z angielskim i niemieckim. Przy kongresie na kilkanaście hostess albo rzadszym języku dokładamy osoby z Gdańska lub Warszawy.
Pełny brief skraca drogę do trafnej shortlisty. Przy zleceniach w Olsztynie i na Mazurach najczęściej dopytujemy o adres hotelu, liczbę dni i to, czy obsada ma nocować.
Cały dokument rozpiszesz według wpisu brief na obsadę eventu.
Sprawdzamy brief i dopytujemy o szczegóły, potem przeglądamy profile, języki, dostępność w terminie i nagrania. Obsadę akceptujesz w jednym widoku. Podpisujemy umowy z zakresem, godzinami, stawką i zasadami zastępstwa, zbieramy zgody na wizerunek i rozsyłamy harmonogram z miejscem zbiórki i dress codem. W dniu wydarzenia pilnujemy obecności. Szczegóły na stronach jak to działa i bezpieczeństwo i umowy. Pracujemy wyłącznie z osobami pełnoletnimi i wyłącznie przy pracy targowej, eventowej i reklamowej.
Koszt zależy od liczby osób, dni i godzin, języków, zakresu pracy oraz dojazdu. Stawki hostess w Olsztynie są zwykle niższe niż w Warszawie, ale przy evencie w hotelu na Mazurach dochodzi dojazd, a przy kilku dniach często nocleg. Hostessa ustala swoją stawkę i dostaje ją w całości. Ty płacisz abonament planu i marżę od stawek: 25 procent w planie Start, 18 procent w planie Agencja i 12 procent w planie Produkcja. Agencja eventowa, która kilka razy w roku robi wyjazdy firm na Mazury, zwykle wybiera plan Agencja z gwarantowanymi zastępstwami. Przykładowy kosztorys trzech hostess na trzy dni rozpisujemy we wpisie ile kosztuje hostessa na targi, a plany porównasz w cenniku.
Gdy organizujesz wydarzenia w kilku miastach, jeden brief może objąć całą trasę.
Tak. Obsadzamy kick-offy, konferencje i gale w hotelach w Mikołajkach, Mrągowie, Ostródzie i okolicy, najczęściej osobami z Olsztyna. Wpisz w brief adres hotelu, liczbę dni i godziny programu, a w kosztorysie pokażemy dojazd albo nocleg obsady.
Najpierw szukamy osób z Olsztyna, w dużej części studentek uniwersytetu. Przy większej grupie albo rzadszym języku dokładamy kandydatki z Gdańska lub Warszawy, a koszt dojazdu i noclegu widzisz w kosztorysie, zanim zaakceptujesz obsadę.
Tak. Hostessy witają odwiedzających, zadają pytania kwalifikujące, zbierają kontakty i przekazują gości handlowcom. Przy stoisku do 30 metrów kwadratowych zwykle wystarcza jedna osoba na zmianę, przy większym dwie.
Tak. Witają gości z listy, rozdają upominki i prowadzą konkurs w przerwie. Przy całym sezonie ustalamy stały skład i jedną osobę rezerwową, żeby goście sponsora widzieli te same twarze na każdym meczu.
Przy konferencjach i eventach w hotelach najlepiej trzy do czterech tygodni przed terminem, a przy potrzebie języka obcego wcześniej. Przy pojedynczym meczu albo akcji w galerii zwykle wystarczą dwa tygodnie.
Nie. Kontakt, umowy i rozliczenie idą przez nas, dzięki czemu gwarantujemy zastępstwo i wystawiamy jedną fakturę za całe wydarzenie.
Podaj wydarzenie, miejsce, dni i języki. Casting, umowy, dojazd obsady i zastępstwa prowadzimy my.