Hostessy na galę firmową, hostessa na galę i asysta przy wręczaniu nagród
Gala ma jeden moment, którego nie da się powtórzyć: pierwsze 40 minut, kiedy wszyscy goście wchodzą naraz, szukają swojego stołu i oddają płaszcze. Potem przychodzi scena i nagrody, gdzie każde wyjście laureata musi trafić w scenariusz. Opisujesz galę w jednym briefie, a my dobieramy hostessy w strojach wieczorowych, prowadzimy próbę wręczania nagród, podpisujemy umowy i pilnujemy obsady do wyjścia ostatnich gości.
Brief na obsadę w 60 sekund
Opisz zwykłym językiem, kogo potrzebujesz. Kalkulator zamieni opis w brief obsady, policzy harmonogram od daty eventu wstecz i pokaże kosztorys w każdym planie.
Brief obsady
- Role i liczba osób
- Miasto i data
- Typ eventu
- Języki
Harmonogram liczony od daty eventu
- Brief przyjęty
- Shortlista gotowa
- Akceptacja firmy
- Umowy podpisane
- Próba
- Dzień eventu
- Rozliczenie
Terminy zależą od planu i od liczby osób w obsadzie.
Przykład widoku shortlisty
Tak wygląda shortlista po castingu: kafle z rolą, miastem, językami i dostępnością. Nazwiska i zdjęcia widzisz po akceptacji briefu.
Kosztorys
Start
- Suma stawek artystek
- wpisana przez Ciebie
- Marża od stawek
- 25 procent
- Abonament miesięcznie
- 999 zł netto + 23% VAT
- Razem za event
Agencja
- Suma stawek artystek
- wpisana przez Ciebie
- Marża od stawek
- 18 procent
- Abonament miesięcznie
- 2 499 zł netto + 23% VAT
- Razem za event
Produkcja
- Suma stawek artystek
- wpisana przez Ciebie
- Marża od stawek
- 12 procent
- Abonament miesięcznie
- 4 999 zł netto + 23% VAT
- Razem za event
Gdy nie wpiszesz stawek, kosztorys pokazuje wzór: suma stawek artystek plus marża planu. Kwoty netto + 23% VAT.
Hostessy na galę, co robią od wejścia do szatni
Na targach hostessa pracuje przy jednym stoisku. Na gali ta sama osoba w ciągu wieczoru przechodzi przez trzy albo cztery zadania, więc obsadę układamy jako jeden zespół z planem przejść, a nie jako listę stanowisk.
| Zadanie | Kiedy | Co robi hostessa | Ile osób przy 200 gościach |
|---|---|---|---|
| Lista gości i rejestracja | od otwarcia drzwi przez 40 do 60 minut | sprawdza nazwiska, wydaje numer stołu, oznacza gości VIP i partnerów | 2 |
| Szatnia | wejście i wyjście gości | przyjmuje okrycia i wydaje numerki, gdy hotel nie ma własnej obsługi szatni | 1 |
| Prowadzenie do stołów | po rejestracji | prowadzi gości według planu sali, pilnuje miejsc zarezerwowanych | 1 do 2 |
| Scena i nagrody | część oficjalna | podaje statuetki i dyplomy, prowadzi laureatów na scenę i ze sceny | 2 |
| Ścianka i strefa partnera | cały wieczór | ustawia gości do zdjęć, kieruje do strefy sponsora | 1, często osoba z rejestracji |
Gdy rejestracja się kończy, dwie osoby z wejścia przechodzą na scenę, a jedna wraca do szatni na wyjście gości. Dzięki temu na galę dla 200 gości nie zamawiasz ośmiu osób, tylko pięć z dobrze rozpisanym wieczorem.
Hostessa na galę wręczenia nagród i jak prowadzimy próbę
Najwięcej rzeczy psuje się przy nagrodach: statuetka trafia do złej osoby, laureat nie wie, którędy zejść, a prowadzący czeka na scenie bez dyplomu. Dlatego przy gali z nagrodami zawsze planujemy płatną próbę, zwykle godzinę przed wejściem gości.
- Dostajemy od Ciebie scenariusz z kolejnością kategorii i listą laureatów.
- Hostessy układają statuetki i dyplomy na stoliku za sceną w kolejności wyczytywania.
- Na próbie przechodzą całą trasę: wejście na scenę, miejsce przy prowadzącym, zejście z laureatem.
- Jedna osoba odpowiada za podanie nagrody, druga za doprowadzenie laureata od stołu do schodów.
- Koordynatorka ma kontakt z reżyserem sceny albo prowadzącym i pilnuje zmian w kolejności w trakcie wieczoru.
Prowadzącego galę możesz zamówić w tym samym briefie na stronie prezenterka i konferansjerka na event.
Hostessy na galę dla firm, agencji eventowych i organizatorów konkursów
Zlecenia na gale przychodzą od trzech rodzajów zamawiających i każdy pilnuje czego innego.
- Firma z galą jubileuszową, noworoczną albo galą dla partnerów handlowych. Chce, żeby goście zostali przywitani po nazwisku, a zarząd nie musiał niczego pilnować w trakcie wieczoru.
- Organizator konkursu albo plebiscytu branżowego z wieloma kategoriami nagród. Dla niego najważniejsza jest próba, kolejność statuetek i obsada sceny przez całą część oficjalną.
- Agencja eventowa, która dostarcza klientowi całą galę. Chce jednej faktury za hostessy, prowadzącą i oprawę muzyczną oraz kompletu umów do przekazania klientowi. Ten model pracy opisujemy na stronie dla agencji eventowych.
Dress code hostess na galę
Na gali strój hostess jest częścią scenografii, więc ustalamy go w briefie, zanim powstanie shortlista. Najczęściej wybierane są długie czarne suknie, suknie w jednym kolorze marki albo eleganckie garnitury dla części obsady. Gdy hostessy występują we własnych sukniach, wpisujesz kolor, długość i krój, a my sprawdzamy to na zdjęciach przed akceptacją. Gdy strój zapewnia firma albo stylistka, zbieramy rozmiary i ustalamy termin przymiarki. Makijaż i fryzurę opisujesz w tym samym miejscu, na przykład gładko upięte włosy i stonowany makijaż do stroju wieczorowego.
Ile kosztują hostessy na galę
Stawkę ustala każda hostessa i dostaje ją w całości. Koszt gali zależy od liczby osób, godzin razem z odprawą i próbą, pracy po północy, języków i terminu, bo od listopada do połowy grudnia gale nakładają się z wigiliami firmowymi. Żeby pokazać rachunek, przyjmijmy przykładowe stawki 70 zł netto za godzinę dla hostessy i 85 zł netto dla koordynatorki. To liczby do ćwiczenia, nie nasz cennik: prawdziwą stawkę każdej kandydatki widzisz na shortliście.
| Pozycja | Rachunek | Kwota netto |
|---|---|---|
| Hostessy na galę dla 200 gości | 5 osób x 7,5 godziny x 70 zł | 2 625 zł |
| Koordynatorka zespołu | 1 osoba x 8 godzin x 85 zł | 680 zł |
| Stawki razem | 3 305 zł | |
| Marża w planie Agencja | 18 procent od 3 305 zł | 594,90 zł |
| Razem za obsadę | 3 899,90 zł |
W planie Start marża od tych samych stawek wyniosłaby 826,25 zł, a w planie Produkcja 396,60 zł. Pełny rachunek z powrotem obsady po północy i wariantem dla 300 gości rozpisujemy we wpisie cena hostess na galę firmową, a plany porównasz w cenniku.
Co wpisać w brief na hostessy na galę
- Datę, salę albo hotel, liczbę gości i liczbę wejść do sali.
- Godzinę odprawy, otwarcia drzwi, części oficjalnej i zamknięcia szatni.
- Zadania: lista gości, szatnia, prowadzenie do stołów, scena, ścianka i strefa partnera.
- Liczbę kategorii nagród i to, czy potrzebna jest próba.
- Dress code: kolor i krój sukni, kto zapewnia strój, makijaż i fryzura.
- Języki, jeśli na gali są goście zagraniczni.
- Zakres zgody na wizerunek, jeśli zdjęcia z gali trafią do materiałów firmy.
Cały dokument rozpiszesz według wpisu brief na obsadę eventu.
Jak zamówić hostessy na galę przez nas
- Sprawdzamy brief i dopytujemy o plan sali, scenariusz nagród i godziny.
- Przygotowujemy shortlistę ze zdjęciami w stroju wieczorowym, stawkami i dostępnością na termin gali.
- Akceptujesz obsadę i kosztorys w jednym widoku, razem z osobą z Twojego zespołu.
- Podpisujemy umowy, zbieramy zgody na wizerunek i rozsyłamy harmonogram, plan sali i dress code.
- W dniu gali pilnujemy obecności, a gdy ktoś wypadnie, przedstawiamy zastępstwo o tym samym profilu.
- Po gali wystawiamy jedną fakturę za całą obsadę.
Hostessy i oprawa artystyczna gali w jednym briefie
Hostessy rzadko są jedyną rolą na gali. W tym samym briefie zamówisz wokalistkę na event do części koncertowej, skrzypaczkę albo muzyczki do kolacji, tancerki na otwarcie i DJ-kę na część taneczną. Cały wieczór złożony z kilku ról opisujemy we wpisie oprawa artystyczna gali firmowej. Gala w innym mieście? Zobacz hostessy Warszawa, hostessy Wrocław, hostessy Kraków i hostessy Poznań. Rejestrację w ciągu dnia na konferencji przed galą opisujemy na stronie hostessy na konferencje, a pozostałe eventy firmowe na stronie hostessy na event.
Tylko pełnoletnie hostessy i tylko praca eventowa
Pracujemy wyłącznie z osobami pełnoletnimi, wiek potwierdzamy przy weryfikacji profilu. Obsadzamy pracę eventową: powitanie, listę gości, szatnię, salę i scenę. Zadań towarzyskich, dotrzymywania towarzystwa gościom i tańca z gośćmi nie przyjmujemy. Kontakt z hostessami, umowy i rozliczenie idą wyłącznie przez nas.
Pytania o hostessy na galę
Ile hostess potrzeba na galę firmową?
Na galę do 100 gości zwykle wystarczą dwie do trzech hostess, na galę dla 200 gości cztery do pięciu, a na 300 gości osiem do dziewięciu. Liczbę wyznacza liczba punktów obsadzonych naraz w pierwszych 40 minutach: lista gości, szatnia, prowadzenie do stołów, a potem scena z nagrodami.
Ile kosztuje hostessa na galę?
Hostessa na galę kosztuje tyle, ile jej stawka godzinowa razy godziny pracy razem z odprawą i próbą nagród, plus marża agencji i transport po północy. Stawka jest zwykle wyższa niż na targach w ciągu dnia, bo gala trwa wieczorem i wymaga stroju wieczorowego. Stawkę każdej kandydatki widzisz na shortliście.
Czy hostessy mają własne suknie na galę?
Mogą mieć, jeśli tak wpiszesz w brief, na przykład długą czarną suknię. Kolor i krój sprawdzamy na zdjęciach przed akceptacją. Gdy suknie zapewnia firma albo stylistka, zbieramy rozmiary i ustalamy przymiarkę przed galą.
O której hostessy przychodzą na galę?
Zwykle półtorej godziny przed otwarciem drzwi, żeby poznać salę, plan stołów i przejść próbę wręczania nagród. Godzinę przyjścia wpisujesz w briefie, a my umieszczamy ją w harmonogramie dla obsady. Czas odprawy i próby jest płatny jak praca.
Ile wcześniej zamówić hostessy na galę?
Najlepiej cztery do sześciu tygodni przed galą. Gale z listopada i grudnia warto zamawiać jeszcze wcześniej, bo nakładają się z wigiliami firmowymi i hostessy z doświadczeniem przy scenie rezerwuje się z wyprzedzeniem.
Hostessy na Twoją galę zaczynają się od briefu
Opisz salę, liczbę gości i scenariusz nagród. Shortlistę, próbę, umowy i zastępstwa przygotujemy my.