Hostessy na konferencje i hostessa na konferencję, rejestracja, prowadzące i oprawa gali
Konferencja to trzy obsady w jednym dniu: rejestracja rano, sale i panele w ciągu dnia, gala wieczorem. Obsadzamy wszystkie trzy jednym briefem, z jednym kontaktem po naszej stronie i jedną fakturą.
Hostessy na konferencje do rejestracji i obsługi uczestników
Kolejka przy rejestracji to pierwsze, co uczestnik zapamiętuje z konferencji. Hostessy prowadzą rejestrację, wydają identyfikatory i materiały, a potem kierują ludzi do sal.
- Rejestracja uczestników i wydawanie identyfikatorów, także przy skanowaniu kodów.
- Punkt informacyjny i kierowanie do sal, szatni i stref partnerów.
- Obsługa sal: pilnowanie wejść, mikrofony w trakcie pytań z sali, kontrola czasu.
- Opieka nad prelegentami: przyjęcie, prowadzenie do green roomu i na scenę.
- Obsługa uczestników zagranicznych w językach obcych (koszt liczymy we wpisie hostessa z językiem angielskim).
Prowadzące i konferansjerki konferencji
Prowadząca łączy program w całość: zapowiada prelegentów, pilnuje czasu, moderuje pytania i prowadzi wieczorną galę. W briefie opisz charakter konferencji, język prowadzenia i to, czy potrzebujesz moderacji paneli. Więcej o tej roli na stronie konferansjer na event.
Oprawa artystyczna wieczornej gali konferencji
Wieczorna gala zamyka konferencję i buduje relacje uczestników z organizatorem. Do jednego briefu możesz dodać oprawę muzyczną i sceniczną.
Co wpisać w brief na konferencję
- Datę, miejsce, liczbę uczestników i harmonogram dnia.
- Liczbę hostess na rejestrację, sale i punkt informacyjny, z godzinami każdej zmiany.
- Języki uczestników i prelegentów.
- Rolę prowadzącej: tylko zapowiedzi, moderacja paneli czy także gala.
- Oprawę gali: role, godziny występów, wymagania techniczne.
- Dress code i zakres zgody na wizerunek, jeśli relacja z konferencji trafi do materiałów organizatora.
Jak prowadzimy booking konferencji
Sprawdzamy brief i dopytujemy o harmonogram dnia. Przygotowujemy shortlistę dla każdej roli, a przy akceptacji wieloetapowej zbieramy decyzje kolejnych osób po Twojej stronie. Po akceptacji podpisujemy umowy z artystkami i zbieramy zgody na wizerunek. Przed konferencją rozsyłamy harmonogram, plan obiektu i dress code, w dniu konferencji pilnujemy obecności na każdej zmianie, a gdy ktoś wypadnie, szukamy zastępstwa o tym samym profilu. Cały proces opisujemy na stronie agencja bookingowa.
Który plan dla organizatora konferencji
Organizatorowi kilku konferencji w roku zwykle wystarcza plan Agencja: do 10 nowych briefów w miesiącu, shortlista do 10 kandydatek na rolę z nagraniami, marża 18 procent, zastępstwa gwarantowane w umowie i konta dla 5 osób w firmie z rolami producenta, akceptującego i księgowości. Przy konferencjach w kilku miastach albo z rozbudowaną galą lepszy jest plan Produkcja: obsady wielomiastowe, dedykowany koordynator z dyżurem w dniu eventu, centra kosztów na fakturach i marża 12 procent. Stawki artystek zależą od roli, liczby godzin, miasta i terminu, a kosztorys liczy kalkulator briefu. Porównanie planów znajdziesz w cenniku. Rachunek dla 400 uczestników pokazujemy na liczbach we wpisie ile kosztują hostessy na konferencję.
Hostessy na konferencje w miastach kongresowych
- Hostessy Warszawa
- Hostessy Kraków ICE Kraków, EXPO Kraków.
- Hostessy Katowice MCK i Spodek.
- Hostessy Wrocław Centrum Kongresowe, Hala Stulecia.
- Hostessy Poznań
- Hostessy Łódź
- Hostessy Gdańsk AmberExpo.
- Hostessy Szczecin konferencje polsko-niemieckie.
- Hostessy Bydgoszcz część kongresowa BCTW.
- Hostessy Toruń kongresy i fora gospodarcze w CKK Jordanki.
- Hostessy Olsztyn konferencje w Kortowie i kick-offy w hotelach na Mazurach.
- Hostessy Białystok konferencje naukowe uczelni i kongresy w hotelach.
- Hostessy Gdynia konferencje branży morskiej i transportu oraz w parku technologicznym.
Gdy konferencja ma część wystawienniczą, zobacz też hostessy na targi i hostessy na event.
Pytania organizatorów konferencji
Czy obsadzicie rejestrację, sale i galę jednym briefem?
Tak. Jeden brief może obejmować hostessy na rejestrację i sale, prowadzącą oraz oprawę gali. Za całość dostajesz jedną fakturę.
Czy hostessy obsłużą uczestników zagranicznych?
Tak. Języki są filtrem w bazie. Wpisz w briefie język i poziom, a shortlista pokaże kandydatki, które go spełniają.
Czy prowadząca może moderować panele?
Tak, jeśli wpiszesz to w briefie. Przed konferencją przekazujemy prowadzącej program, sylwetki prelegentów i kolejność paneli.
Czy kilka osób z firmy może akceptować obsadę?
Tak. W planie Agencja masz konta dla 5 osób w firmie z rolami, a w planie Produkcja akceptację wieloetapową i centra kosztów na fakturach.
Obsada najbliższej konferencji w jednym briefie
Podaj datę, miejsce, harmonogram dnia i role. Resztę bierzemy na siebie.