Kto odpowiada za który moment oprawy artystycznej gali firmowej
Każda rola ma na gali inne zadanie. Warto je rozpisać, zanim zaczniesz szukać wykonawczyń, bo od tego zależy długość występów i kolejność prób.
- Prowadząca galę: trzyma scenariusz, zapowiada punkty programu, prowadzi wręczenie nagród, reaguje na opóźnienia.
- Wokalistka: muzyka na powitanie gości, występ w części oficjalnej, akustyczny set do kolacji.
- Tancerki: pokaz na otwarcie, choreografia przy wejściu laureatów, animacja parkietu po części oficjalnej.
- DJ-ka: tło muzyczne między punktami, podkłady do wejść i nagród, część taneczna do końca wieczoru.
- Instrumentalistki, na przykład skrzypaczka albo saksofonistka, sprawdzają się przy koktajlu powitalnym.
Przykład układu wieczoru gali firmowej
Godziny poniżej pokazują tylko układ i proporcje wieczoru. Dopasowujemy je do scenariusza, obiektu i liczby punktów programu.
- 15:00 do 17:00: próba techniczna, próba dźwięku wokalistki, próba choreografii tancerek na scenie, przejście scenariusza z prowadzącą.
- 17:30: obsada gotowa w garderobie, charakteryzacja, ostatnie ustalenia z realizatorem.
- 18:00: wejście gości, koktajl powitalny, tło muzyczne DJ-ki albo instrumentalistka.
- 19:00: otwarcie gali, pokaz tancerek, wejście prowadzącej.
- 19:15: część oficjalna, przemówienia zarządu, prowadząca zapowiada kolejne punkty.
- 19:45: wręczenie nagród, podkłady DJ-ki przy każdym wejściu laureata.
- 20:30: kolacja, akustyczny set wokalistki.
- 21:30: występ główny wokalistki z tancerkami.
- 22:00: otwarcie parkietu, część taneczna prowadzona przez DJ-kę.
- Koniec wieczoru według scenariusza, zamknięcie przez prowadzącą albo przejście do after party.
O czym łatwo zapomnieć przy próbach, scenie i technice
Najwięcej problemów na galach nie wynika z samego występu, tylko z logistyki wokół niego. Te punkty warto ustalić z obiektem i realizatorem przed podpisaniem umów.
- Wymiary sceny i nawierzchnia: tancerki potrzebują równej, nieśliskiej podłogi i miejsca na choreografię.
- Nagłośnienie i odsłuchy dla wokalistki, mikrofony dla prowadzącej, stanowisko dla DJ-ki z zasilaniem.
- Garderoba zamykana na klucz, blisko sceny, z lustrem i dostępem do wody.
- Czas na próbę dźwięku przed wejściem gości, a nie w trakcie koktajlu.
- Jedna osoba po stronie obiektu, która decyduje o przesunięciach w harmonogramie.
Scenariusz gali jako jeden dokument dla całej obsady
Prowadząca, wokalistka, tancerki i DJ-ka powinny pracować na tym samym scenariuszu z godzinami, sygnałami wejść i listą podkładów. Dzięki temu DJ-ka wie, kiedy puścić muzykę do wejścia laureata, a tancerki wiedzą, po której zapowiedzi wchodzą na scenę.
- Kolumny: godzina, punkt programu, kto jest na scenie, sygnał wejścia, podkład, uwagi techniczne.
- Wersja końcowa rozesłana obsadzie dzień przed galą.
- Lista kontaktów w dniu eventu prowadzona przez koordynatora, nie przez każdą artystkę osobno.
Dress code i spójność wizerunku
Oprawa artystyczna działa najlepiej, gdy wygląda na zaplanowaną. Ustal kolorystykę gali i przekaż ją obsadzie razem z harmonogramem. Stroje sceniczne dobieramy do charakteru wydarzenia, bez seksualizacji: obsadzamy wyłącznie pracę sceniczną, eventową i reklamową, wyłącznie osoby pełnoletnie, i każdy brief sprawdzamy.
Kiedy zacząć planować oprawę artystyczną gali
Gale firmowe kumulują się w sezonie jesiennym i przed końcem roku, więc wokalistki, tancerki i prowadzące w popularnych terminach mają kalendarze zajęte wcześniej niż zwykle. Brief warto wysłać od razu po potwierdzeniu daty i obiektu.
- Najpierw rezerwujesz termin obsady, szczegóły programu dopracowujemy potem.
- Scenariusz i listę podkładów domykamy na kilka dni przed galą.
- W planie Agencja masz pierwszeństwo w kalendarzu w terminach szczytowych.
Ile kosztuje oprawa artystyczna gali firmowej
Stawki zależą od liczby osób, długości występów, repertuaru, miasta, terminu i zakresu praw do nagrań. U nas koszt składa się z dwóch części: abonamentu (Start 999 zł, Agencja 2 499 zł, Produkcja 4 999 zł miesięcznie netto) i marży doliczanej do stawek artystek, niższej w wyższym planie. Artystka dostaje całą swoją stawkę, a za galę wystawiamy jedną fakturę według umowy. Ile kosztują same hostessy na wieczór, liczymy we wpisie hostessy na galę firmową, cena. Plany porównasz w cenniku.
Cała obsada gali w jednym briefie
Wysyłasz jeden brief na wszystkie role. Przygotowujemy shortlistę z nagraniami, podpisujemy umowy z artystkami, zbieramy zgody na wizerunek, rozsyłamy harmonogram i dress code, a gdy ktoś wypadnie, szukamy zastępstwa o tym samym profilu. W planie Produkcja w dniu gali jest dyżur dedykowanego koordynatora. Agencje, które robią gale dla swoich klientów, znajdą więcej na stronie artyści na event firmowy dla agencji eventowych.