Rejestracja i identyfikatory
Kolejka przy rejestracji to pierwsze wrażenie z całego kongresu. Przy 500 uczestnikach, którzy przychodzą w ciągu godziny, planujemy cztery do pięciu stanowisk i osobne stanowisko dla prelegentów oraz gości VIP.
Hostessy Toruń i agencja hostess Toruń na kongresy, targi i gale
Toruń żyje kongresami, festiwalami i sportem. W centrum kongresowym przy Starym Mieście odbywają się fora gospodarcze i gale, w hali widowiskowej mityngi lekkoatletyczne, a na stadionie żużlowym mecze z pełnymi lożami sponsorów. Obsadzamy rejestrację, stoiska, sale i strefy partnerów. Wysyłasz jeden brief, a casting, umowy, zastępstwa i jedną fakturę bierzemy na siebie.
Brief na obsadę w 60 sekund
Opisz zwykłym językiem, kogo potrzebujesz. Kalkulator zamieni opis w brief obsady, policzy harmonogram od daty eventu wstecz i pokaże kosztorys w każdym planie.
Brief obsady
- Role i liczba osób
- Miasto i data
- Typ eventu
- Języki
Dress code do uzupełnienia
Harmonogram liczony od daty eventu
- Brief przyjęty
- Shortlista gotowa
- Akceptacja firmy
- Umowy podpisane
- Próba
- Dzień eventu
- Rozliczenie
Terminy zależą od planu i od liczby osób w obsadzie.
Przykład widoku shortlisty
Dostępna w terminie
Dostępna po potwierdzeniu
Tak wygląda shortlista po castingu: kafle z rolą, miastem, językami i dostępnością. Nazwiska i zdjęcia widzisz po akceptacji briefu.
Kosztorys
Start
- Suma stawek artystek
- wpisana przez Ciebie
- Marża od stawek
- 25 procent
- Abonament miesięcznie
- 999 zł netto + 23% VAT
- Razem za event
Agencja
- Suma stawek artystek
- wpisana przez Ciebie
- Marża od stawek
- 18 procent
- Abonament miesięcznie
- 2 499 zł netto + 23% VAT
- Razem za event
Produkcja
- Suma stawek artystek
- wpisana przez Ciebie
- Marża od stawek
- 12 procent
- Abonament miesięcznie
- 4 999 zł netto + 23% VAT
- Razem za event
Gdy nie wpiszesz stawek, kosztorys pokazuje wzór: suma stawek artystek plus marża planu. Kwoty netto + 23% VAT.
Hostessy Toruń, czyli gdzie obsadzamy wydarzenia
W Toruniu najwięcej zleceń to kongresy i gale, potem sport, targi i festiwale. Każde z tych miejsc ma inny rytm dnia i inne wymagania wobec obsady, dlatego brief zaczynamy od adresu.
| Miejsce albo typ wydarzenia | Przykłady | Czego zwykle oczekuje zamawiający |
|---|---|---|
| Centrum Kulturalno-Kongresowe Jordanki | fora gospodarcze, kongresy branżowe, gale firm, sala koncertowa na 882 miejsca | rejestracja, identyfikatory, obsługa sal i mikrofonów, opieka nad prelegentami, angielski |
| Arena Toruń | mityngi lekkoatletyczne, mecze, koncerty, eventy firmowe na kilka tysięcy osób | strefy partnerów, loże, lista gości, ceremonie wręczenia nagród |
| Motoarena | mecze żużla i turnieje międzynarodowe, strefy sponsorów | powitanie w loży, upominki, konkursy w przerwach, obsługa gości z zagranicy |
| Centrum targowe i hale wystawowe | targi branżowe i konsumenckie, giełdy, wystawy | obsługa stoiska, zbieranie kontaktów, informacja dla zwiedzających |
| Hotele i sale na Starym Mieście | jubileusze firm, kolacje dla klientów, szkolenia sprzedażowe | powitanie gości, szatnia, prowadzenie do stołów, strój wieczorowy |
| Uniwersytet i instytuty | konferencje naukowe, zjazdy, dni otwarte | rejestracja, materiały, kierowanie do sal w kilku budynkach |
Gdy znasz nazwę wydarzenia, salę i datę, wpisz je w brief, a dopasujemy obsadę do profilu gości i godzin programu.
Agencja hostess Toruń na kongresy i fora gospodarcze
Kongres na kilkaset osób rozgrywa się zwykle w dwóch miejscach naraz: sesja plenarna w centrum kongresowym, a panele w hotelu kilkaset metrów dalej. To oznacza dwa zespoły hostess i jedną osobę, która spina przejścia gości między budynkami.
Sale i prelegenci
Hostessy pilnują wejść na panele, podają mikrofony podczas pytań z sali, pokazują czas moderatorowi i prowadzą prelegenta z zaplecza na scenę. Przy gościach zagranicznych wybieramy osoby z angielskim na poziomie swobodnej rozmowy.
Gala wieczorna
Po części merytorycznej zwykle jest kolacja albo gala nagród. Ten sam zespół zmienia strój na wieczorowy, wita gości w foyer i asystuje na scenie przy wręczaniu statuetek. Do gali łatwo dołożyć konferansjera prowadzącego wieczór albo skrzypaczkę na event, w tym samym briefie.
Hostessy na żużel, mityngi lekkoatletyczne i festiwale w Toruniu
Sponsor, który wykupuje lożę na sezon, zaprasza do niej klientów i chce, żeby za każdym razem witały ich te same, znające listę gości osoby. Przy całym sezonie ustalamy stały skład i jedną rezerwową.
- Mecz żużla: obsługa loży sponsora, lista gości, upominki, konkurs w przerwie między biegami.
- Mityng lekkoatletyczny albo mecz w hali: strefa partnerów, ceremonia dekoracji, kierowanie gości do sektorów.
- Festiwal filmowy albo festiwal światła: akredytacje, punkt informacyjny, obsługa strefy partnera, angielski dla gości branżowych.
- Koncert albo event firmowy w hali: wejście dla partnerów, strefa VIP, szatnia.
Gdy przy boisku potrzebujesz dopingu, a nie obsługi gości, sprawdzą się tancerki na event z krótkim pokazem w przerwie.
Hostessy na targi i akcje promocyjne w Toruniu
Toruńskie targi są mniejsze niż poznańskie czy kieleckie, ale wystawca ma tu te same potrzeby: ktoś musi zatrzymać odwiedzającego, zadać dwa pytania i przekazać go handlowcowi. Przy stoisku do 30 metrów kwadratowych wystarcza zwykle jedna hostessa na zmianę, przy większym dwie.
- Stoisko wystawcy: powitanie, zbieranie kontaktów, zaproszenie na prezentację, obsługa konkursu.
- Akcja w galerii handlowej: degustacja, sampling, zbieranie zgód marketingowych i raport z liczbą kontaktów. Zasady takich akcji opisujemy na stronie hostessy na promocje.
- Otwarcie salonu albo sklepu: powitanie gości, wręczanie upominków, asysta przy przecięciu wstęgi.
Liczbę osób na stoisko dobierzesz z pomocą wpisu ile hostess na stoisko.
Obsada z Torunia, Bydgoszczy czy z dojazdem
Toruń i Bydgoszcz dzieli około 50 kilometrów, a w obu miastach są uczelnie z filologiami, więc większość zleceń obsadzamy z tego obszaru bez noclegów. Przy kongresie na kilkanaście hostess albo rzadszym języku dokładamy kandydatki z Gdańska lub Poznania.
- Koszt dojazdu z Bydgoszczy albo noclegu przy obsadzie z dalszego miasta widzisz w kosztorysie przed akceptacją.
- Na Starym Mieście trudno o parking, dlatego miejsce zbiórki i wejście dla obsługi ustalamy z organizatorem przed wydarzeniem.
- Gdy ktoś wypadnie, zastępstwa szukamy najpierw w Toruniu i Bydgoszczy, potem w najbliższym większym mieście.
Co wpisać w brief na hostessy w Toruniu
Pełny brief skraca drogę do trafnej shortlisty. Przy zleceniach w Toruniu najczęściej dopytujemy o podział gości między budynki, godzinę próby i akredytacje.
- Nazwa wydarzenia, miejsce, sala, numer stoiska albo loży.
- Liczba osób na zmianę i liczba dni.
- Języki i poziom, osobno dla każdej osoby.
- Zakres pracy i do kogo przekazać gościa.
- Dress code: strój biznesowy, wieczorowy albo strój marki.
- Kto zamawia identyfikatory i akredytacje.
- Zakres zgody na wizerunek, gdy robisz zdjęcia albo relację.
Cały dokument rozpiszesz według wpisu brief na obsadę eventu.
Booking, umowy i zgody przy zleceniach w Toruniu
Sprawdzamy brief i dopytujemy o szczegóły, potem przeglądamy profile, języki, dostępność w terminie i nagrania. Obsadę akceptujesz w jednym widoku. Podpisujemy umowy z zakresem, godzinami, stawką i zasadami zastępstwa, zbieramy zgody na wizerunek i rozsyłamy harmonogram z miejscem zbiórki i dress codem. W dniu wydarzenia pilnujemy obecności. Szczegóły na stronach jak to działa i bezpieczeństwo i umowy. Pracujemy wyłącznie z osobami pełnoletnimi i wyłącznie przy pracy targowej, eventowej i reklamowej.
Ile kosztują hostessy w Toruniu
Koszt zależy od liczby osób, dni i godzin, języków, zakresu pracy oraz dojazdu. Stawki hostess w Toruniu są zwykle niższe niż w Warszawie, a najmocniej podnosi je język obcy na poziomie rozmowy handlowej. Hostessa ustala swoją stawkę i dostaje ją w całości. Ty płacisz abonament planu i marżę od stawek: 25 procent w planie Start, 18 procent w planie Agencja i 12 procent w planie Produkcja. Organizator, który obsadza kongres, galę i kilka meczów w roku, zwykle wybiera plan Agencja z gwarantowanymi zastępstwami. Przykładowy kosztorys trzech hostess na trzy dni rozpisujemy we wpisie ile kosztuje hostessa na targi, a plany porównasz w cenniku.
Hostessy w innych miastach
Gdy organizujesz wydarzenia w kilku miastach, jeden brief może objąć całą trasę.
- Hostessy Bydgoszcz na targi w centrum targowym i gale w operze
- Hostessy Olsztyn na konferencje i eventy na Mazurach
- Hostessy Gdańsk na AmberExpo i konferencje w Trójmieście
- Hostessy Poznań na targi w MTP
- Hostessy Łódź na konferencje i gale
- Hostessy Warszawa do EXPO XXI i Ptak Warsaw Expo
- Hostessy na konferencje w całej Polsce
- Hostessy na targi z językami
Pytania o hostessy w Toruniu
Czy obsadzacie kongresy w CKK Jordanki?
Tak. Obsadzamy rejestrację, sale, opiekę nad prelegentami i gale wieczorne przy kongresach w centrum kongresowym oraz panele w pobliskich hotelach. Wpisz w brief liczbę uczestników, godziny programu i języki, a liczbę stanowisk rejestracji zaproponujemy sami.
Czy hostessy są z Torunia, czy dojeżdżają?
Najpierw szukamy osób z Torunia i Bydgoszczy. Przy większej grupie albo rzadszym języku dokładamy kandydatki z Gdańska lub Poznania, a koszt dojazdu i noclegu widzisz w kosztorysie, zanim zaakceptujesz obsadę.
Czy zamówię hostessy do loży sponsora na mecz żużla w Toruniu?
Tak. Hostessy witają gości w loży, pilnują listy, rozdają upominki i prowadzą konkurs w przerwie. Przy całym sezonie ustalamy stały skład, żeby goście sponsora widzieli te same osoby na każdym meczu.
Ile hostess potrzeba do rejestracji kongresu?
Przy kongresie na około 500 osób planujemy cztery do pięciu stanowisk rejestracji i osobne stanowisko dla prelegentów. Do tego dochodzą hostessy przy salach, zwykle jedna na salę panelową i dwie na salę plenarną.
Ile wcześniej zamówić hostessy w Toruniu?
Przy kongresach i galach najlepiej trzy do czterech tygodni przed terminem, a przy potrzebie języka obcego wcześniej. Przy pojedynczym meczu albo akcji w galerii zwykle wystarczą dwa tygodnie.
Czy dostanę kontakt do hostessy?
Nie. Kontakt, umowy i rozliczenie idą przez nas, dzięki czemu gwarantujemy zastępstwo i wystawiamy jedną fakturę za całe wydarzenie.
Hostessy na Twoje wydarzenie w Toruniu
Podaj wydarzenie, miejsce, dni i języki. Casting, umowy, dojazd obsady i zastępstwa prowadzimy my.