Z czego składa się cena hostessy na targach
Na fakturze od agencji widzisz zwykle jedną kwotę, ale w środku są co najmniej trzy elementy. Warto je rozdzielić, bo dopiero wtedy da się porównać dwie oferty.
- Stawka hostessy za godzinę pracy, zależna od doświadczenia, języków i zakresu zadań.
- Liczba godzin rozliczeniowych: czas otwarcia hali dla zwiedzających plus odprawa przed otwarciem i zamknięcie stoiska.
- Marża albo prowizja agencji za casting, umowy, koordynację i zastępstwa.
- Koszty dodatkowe: dojazd i nocleg przy targach w innym mieście, strój firmowy, szkolenie produktowe przed targami.
Jeśli jedna oferta jest wyraźnie tańsza, sprawdź najpierw, czy liczy te same godziny. Częsta pułapka to wycena tylko za czas otwarcia hali, bez godziny odprawy i bez zamknięcia stoiska, które potem pojawiają się jako dopłata.
Co podnosi stawkę hostessy na targi
Ta sama hostessa może mieć inną stawkę na dwóch targach. Najczęściej decydują o tym te czynniki.
- Języki obce: hostessa, która prowadzi rozmowę z gościem po niemiecku albo angielsku, a nie tylko wita, kosztuje więcej.
- Zakres zadań: skanowanie identyfikatorów i kwalifikacja leadów, degustacja z wymogami sanepidu albo pokaz produktu to więcej niż recepcja.
- Termin: weekendy i najbardziej obłożone tygodnie sezonu targowego, wiosną i jesienią, gdy w Poznaniu, Warszawie, Kielcach i Nadarzynie odbywa się kilka imprez naraz.
- Miasto i dojazd: targi poza miastem, w którym mieszka hostessa, oznaczają czas w drodze i czasem nocleg.
- Krótki termin: zamówienie na kilka dni przed targami zawęża wybór i zwykle podnosi stawkę.
- Zgoda na wizerunek w szerokim zakresie, na przykład na wykorzystanie zdjęć ze stoiska w kampanii reklamowej.
Przykładowy kosztorys stoiska na trzydniowe targi
Żeby pokazać sam rachunek, przyjmijmy przykładową stawkę 60 zł netto za godzinę. To liczba do ćwiczenia, nie nasz cennik: prawdziwą stawkę każdej hostessy widzisz na shortliście. Stoisko ma dwie osoby na recepcji i jedną przy skanowaniu identyfikatorów, hala jest otwarta od 9:00 do 17:00, a hostessy przychodzą o 8:00 na odprawę.
Poza kosztorysem z tabeli płacisz abonament planu, który obejmuje dostęp do bazy, briefy, shortlisty i prowadzony booking dla wszystkich eventów w miesiącu, a nie tylko tych targów. W planie Start marża wyniosłaby 25 procent, a w Produkcja 12 procent. Ten sam rachunek dla swojego stoiska zrobisz w kalkulatorze briefu na stronie głównej agencji artystycznej.
| Pozycja | Rachunek | Kwota netto |
|---|---|---|
| Godziny na osobę dziennie | 8:00 do 17:00 | 9 godzin |
| Godziny na trzy dni | 9 godzin x 3 dni x 3 osoby | 81 godzin |
| Stawki hostess | 81 godzin x 60 zł | 4 860 zł |
| Marża w planie Agencja | 18 procent od 4 860 zł | 874,80 zł |
| Razem za obsadę | stawki plus marża | 5 734,80 zł |
Ile hostess zamówić, żeby nie przepłacić
Najdroższy błąd to nie stawka, tylko zła liczba osób. Za mało hostess oznacza kolejkę i straconych gości, za dużo oznacza płacenie za ludzi, którzy stoją bez zajęcia. Liczbę ustalasz od zadań na stoisku, a nie od metrażu, i planujesz zmiany tak, żeby w godzinach szczytu każdy punkt był obsadzony. Sposób liczenia rozpisaliśmy krok po kroku we wpisie ile hostess na stoisko targowe. Jeśli na stoisku podajesz kawę i przekąski gościom umówionym na spotkania, rozważ osobną obsługę gastronomiczną, bo hostessa przy ekspresie nie zatrzyma nikogo w przejściu. Na wieczorny bankiet dla klientów po zamknięciu hali lepiej zamówić kelnerki na bankiet niż wydłużać zmianę hostess.
Czy hostessa przez agencję wychodzi taniej niż bezpośrednio
Samodzielnie zatrudniona hostessa bywa tańsza w samej stawce, ale wtedy wszystko, za co płacisz agencji, robisz sam: szukasz kandydatek, sprawdzasz zdjęcia i języki, podpisujesz umowy, zbierasz zgody na wizerunek, pilnujesz obecności i szukasz zastępstwa, gdy ktoś rano nie przyjdzie na halę. Przy jednym stoisku raz w roku to może mieć sens. Przy kilku targach w sezonie koszt czasu działu marketingu zwykle przewyższa marżę.
- U nas hostessa dostaje całą swoją stawkę, a marżę widzisz osobno na kosztorysie.
- Za casting i przygotowanie shortlisty nie ma osobnej opłaty.
- Umowy z hostessami i zgody na wizerunek podpisujemy my.
- W planie Agencja zastępstwo o tym samym profilu jest zapisane w umowie.
- Za całe targi dostajesz jedną fakturę, a nie kilka rachunków od każdej osoby.
Jak obniżyć koszt hostess na targach bez szkody dla stoiska
- Wyślij brief wcześnie. Przy zamówieniu na kilka tygodni przed targami masz szerszy wybór i mniej dopłat za pilny termin.
- Rozplanuj zmiany. Pełny skład tylko w godzinach szczytu, mniejszy w pierwszej godzinie i przed zamknięciem hali.
- Nie zamawiaj języka, którego nie potrzebujesz. Jedna osoba z niemieckim na stoisku zwykle wystarcza, żeby przekazać gościa handlowcowi. Jak policzyć dopłatę za język, pokazujemy we wpisie hostessa z językiem angielskim na targi.
- Połącz kilka targów w jednym planie. Przy regularnych targach niższa marża w wyższym planie szybko się zwraca.
- Opisz zadania dokładnie. Im mniej niespodzianek w dniu targów, tym mniej nadgodzin na fakturze.
Co wpisać w brief, żeby dostać trafną wycenę
- Nazwa targów, hala, numer stoiska i jego wielkość.
- Daty, godziny otwarcia hali i godzina odprawy przed otwarciem.
- Liczba hostess i podział na zmiany.
- Zadania: recepcja, skanowanie identyfikatorów, degustacja, pokaz, strefa spotkań.
- Języki obce i poziom rozmowy, którego oczekujesz.
- Dress code albo strój firmowy i kto go zapewnia.
Pełną ofertę obsady stoisk, z dress codem i językami, opisujemy na stronie hostessy na targi. Jeśli wystawiasz się w stolicy, zajrzyj też na stronę hostessy Warszawa.