Elementy briefu na obsadę eventu
Każdy element odpowiada na pytanie, które i tak padnie. Lepiej odpowiedzieć na nie raz, w jednym miejscu.
- Rodzaj eventu i jego cel: gala, targi, konferencja, aktywacja w centrum handlowym, koncert w hotelu, spot reklamowy.
- Role i liczba osób w każdej roli: hostessy, tancerki, wokalistka, DJ-ka, prezenterka, instrumentalistka, aktorka.
- Miasto, obiekt i adres wejścia dla obsady.
- Data, godzina wejścia, próby, początek i koniec pracy każdej roli.
- Liczba i profil gości: firma, branża, język, charakter wieczoru.
- Języki i ich poziom dla każdej roli.
- Dress code: kto zapewnia strój i jakie są wymagania marki.
- Zakres wizerunku: czy event jest nagrywany, gdzie trafią zdjęcia i nagrania, na jak długo.
- Budżet albo stawka za blok dla każdej roli, jeśli ją znasz.
- Osoba kontaktowa w dniu eventu i sposób akceptacji po stronie firmy.
Jak opisać rolę, żeby shortlista była trafna
Sama nazwa roli to za mało. „Wokalistka” może oznaczać jazz przy kolacji, cover band na parkiecie albo hymn firmowy na otwarcie gali. Opisz, co ma się wydarzyć, a nie tylko kogo potrzebujesz.
- Co dokładnie robi artystka: występ, prowadzenie, obsługa stoiska, udział w nagraniu.
- Repertuar albo styl: gatunek, tempo, utwory obowiązkowe.
- Czy rola wymaga mówienia do mikrofonu, pracy z gośćmi albo współpracy z innymi artystkami.
- Czego nie chcesz: to też skraca drogę do trafnej propozycji.
Jeśli nie wiesz, jak opisać rolę, zajrzyj do stron poszczególnych ról w menu. Każda ma listę tego, co warto wpisać w brief.
Typowe błędy w briefie na obsadę
Większość opóźnień w castingu wynika z kilku powtarzających się braków. Każdy z nich dokłada jedną rundę pytań.
- Brak godzin pracy, tylko data eventu. Nie da się wtedy sprawdzić dostępności ani policzyć stawki.
- Liczba osób bez rozbicia na zmiany. Dwie hostessy na cały dzień i dwie na każdą zmianę to inna obsada.
- Język bez poziomu. Rozmowa o produkcie po angielsku i powitanie gościa to dwa różne wymagania.
- Brak informacji o nagraniu. Zgoda na wizerunek na event i na kampanię w sieci to różny zakres i różna umowa.
- Budżet ukryty do końca. Shortlista dopasowana do budżetu oszczędza czas po obu stronach.
- Brief z kilkoma wersjami eventu naraz. Lepiej wysłać jedną wersję i doprecyzować ją później.
Czego brief nie może zawierać
Obsadzamy wyłącznie pracę sceniczną, eventową i reklamową, i tylko z osobami pełnoletnimi. Sprawdzamy każdy brief. Briefów towarzyskich, randkowych i dla dorosłych nie przyjmujemy, a konto firmy, która taki brief wyśle, blokujemy. Nie przekazujemy też kontaktów do artystek: zapytanie, umowa i rozliczenie idą przez nas.
Wzór briefu na obsadę eventu
Skopiuj te punkty i uzupełnij je swoimi danymi. Na przykład tak może wyglądać brief na galę firmową.
- Event: gala firmowa z wręczeniem nagród, około 300 gości, język polski i angielski.
- Miejsce: Warszawa, hotel, sala balowa, wejście dla obsady od strony zaplecza.
- Data i godziny: 14 listopada, wejście obsady 17:00, próba 17:30, praca 19:00 do 23:00.
- Role: 8 tancerek (pokaz otwarcia i dwa krótkie wejścia), 1 wokalistka (koncert przy kolacji), 1 DJ-ka (parkiet po części oficjalnej).
- Języki: prowadzenie po polsku, wokalistka śpiewa także po angielsku.
- Dress code: elegancki, czerń i złoto, stroje tancerek zapewnia artystka po akceptacji projektu.
- Wizerunek: zdjęcia i nagrania do mediów społecznościowych firmy przez 12 miesięcy.
- Budżet: stawki artystek do uzgodnienia, kosztorys w planie Agencja.
- Kontakt w dniu eventu: producent eventu po stronie firmy.
Taki brief możesz wpisać zwykłym językiem w kalkulatorze na stronie głównej agencji artystycznej. Kalkulator zamieni opis w brief obsady, policzy harmonogram wstecz od daty eventu i pokaże kosztorys w każdym planie.
Co dzieje się po wysłaniu briefu
Sprawdzamy brief i dopytujemy tylko o to, czego w nim brakuje. Potem przeglądamy profile, nagrania i dostępność, a w planie Produkcja prowadzimy casting z nagraniem i selftape. Shortlistę z nagraniami, zdjęciami scenicznymi i stawkami akceptujesz w jednym widoku. Umowy z artystkami, zgody na wizerunek, harmonogram i zastępstwa bierzemy na siebie, a po evencie wystawiamy jedną fakturę. Cały proces krok po kroku opisujemy na stronie jak działa agencja bookingowa.