Jak policzyć hostessy na stoisko od zadań
Metraż mówi niewiele. Stoisko wyspowe z jednym ekranem potrzebuje mniej osób niż mniejsze stoisko z degustacją, konkursem i skanowaniem leadów. Zacznij od listy zadań i przypisz do każdego jedną osobę w godzinach szczytu.
- Recepcja i powitanie: zatrzymuje gości w przejściu i kieruje ich do handlowców.
- Skanowanie identyfikatorów albo zbieranie kontaktów: wymaga skupienia i nie łączy się dobrze z rozdawaniem materiałów.
- Degustacja, sampling albo pokaz produktu: osobna osoba przy każdym punkcie.
- Strefa spotkań: obsługa kawy, rezerwacje stolików, pilnowanie kalendarza handlowców.
- Aktywacja w przejściu: rozdawanie ulotek i zaproszeń na stoisko, jeśli regulamin targów na to pozwala.
Tak policzona liczba to minimum na godziny największego ruchu. Resztę dnia możesz obsłużyć mniejszym składem, jeśli zaplanujesz zmiany.
Zmiany, przerwy i dni targowe
Targi trwają zwykle cały dzień, a często kilka dni z rzędu. Hostessa, która stoi osiem godzin bez przerwy, pod koniec dnia nie zatrzyma już nikogo. Dlatego w obsadzie trzeba uwzględnić przerwy i rotację.
- Zaplanuj przerwy tak, żeby na stoisku zawsze była co najmniej jedna osoba.
- Przy wielodniowych targach rozważ dwie zmiany zamiast jednego długiego bloku.
- Dzień dla branży i dzień otwarty dla publiczności to inny ruch, więc obsada może się różnić.
- Uwzględnij montaż i briefing na stoisku przed otwarciem hali.
Wszystko to wpisujesz raz w brief, a my układamy harmonogram i rozsyłamy go obsadzie.
Jakie języki hostess na targi międzynarodowe
Język dobierasz do gości, nie do nazwy targów. Na wydarzeniach z wystawcami i zwiedzającymi z zagranicy angielski jest standardem, ale często to nie wystarcza.
- Sprawdź, z jakich krajów przyjeżdżali goście w poprzednich edycjach i jakie rynki są dla Ciebie ważne.
- Niemiecki przydaje się na targach przemysłowych i budowlanych, gdzie dużo gości przyjeżdża z krajów niemieckojęzycznych.
- Ukraiński i rosyjski pomagają w rozmowach z klientami ze wschodu, francuski, włoski i hiszpański przy konkretnych rynkach.
- Oddziel poziom konwersacyjny od poziomu, na którym hostessa opowie o produkcie. To dwa różne wymagania.
W briefie podaj język i poziom osobno dla każdej osoby. Na shortliście przy każdej kandydatce widzisz języki, którymi się posługuje.
Stoisko w Poznaniu, Warszawie i innych miastach
Duże targi branżowe odbywają się w kilku miastach, a każda hala ma swoje zasady wejścia dla obsługi, godziny montażu i identyfikatory dla personelu stoiska. W briefie podaj nazwę obiektu i numer hali.
- W Poznaniu większość targów branżowych odbywa się na terenie MTP. Zobacz hostessy Poznań.
- W Warszawie stoiska stoją w EXPO XXI, na PGE Narodowym i w Ptak Warsaw Expo w Nadarzynie. Zobacz hostessy Warszawa.
- Obsadę na kilka targów w różnych miastach możesz zamówić jednym briefem w planie Produkcja.
Więcej o samej usłudze, zakresie obowiązków i umowach przeczytasz na stronie hostessy na targi.
Jak przygotować brief na hostessy na stoisko
Dobry brief na targi odpowiada na pytania, które hostessa zadałaby Ci w pierwszym dniu. Im więcej odpowiedzi znajdzie się w briefie, tym szybciej dostaniesz trafną shortlistę.
- Nazwa targów, obiekt, numer hali i stoiska, dni i godziny otwarcia.
- Liczba osób na każdą zmianę i zadania przypisane do każdej osoby.
- Języki i poziom znajomości dla każdej roli.
- Dress code: strój firmowy, który zapewniasz, albo strój, który ma przywieźć hostessa.
- Materiały do przeczytania przed targami: opis produktu, najczęstsze pytania gości, lista osób do przekierowania.
- Osoba kontaktowa na stoisku i godzina briefingu przed otwarciem.
Szkolenie produktowe najlepiej zaplanować dzień wcześniej albo rano przed otwarciem hali. Hostessa, która zna trzy najważniejsze cechy produktu, zatrzymuje gościa na tyle długo, żeby przekazać go handlowcowi.
Jak obsadzamy stoisko targowe
Wysyłasz jeden brief, a my robimy resztę: sprawdzamy brief, przygotowujemy shortlistę z językami i zdjęciami scenicznymi, podpisujemy umowy z hostessami, zbieramy zgody na wizerunek i rozsyłamy harmonogram. Gdy ktoś wypadnie w trakcie targów, szukamy zastępstwa o tym samym profilu. Po targach dostajesz jedną fakturę: stawki hostess plus marża Twojego planu. Przykładowy rachunek dla trzydniowych targów pokazujemy we wpisie ile kosztuje hostessa na targi.