Ile hostess zamówić na konferencję
Liczbę hostess liczy się od rejestracji, a nie od sal. Jedno stanowisko z gotowymi, ułożonymi alfabetycznie identyfikatorami obsługuje około 100 osób na godzinę. Gdy identyfikator drukuje się na miejscu albo uczestnik podpisuje listę, tempo spada mniej więcej o połowę. Do stanowisk dochodzi osobny punkt dla prelegentów i partnerów oraz osoba, która kieruje ludzi z kolejki do wolnego stanowiska.
Po zamknięciu rejestracji nie potrzebujesz całego zespołu do wieczora. Część osób przechodzi do sal i na punkt informacyjny, a reszta kończy pracę po czterech godzinach. Taki plan zmian wpisujemy do harmonogramu briefu, dzięki czemu płacisz za godziny, w których obsada ma co robić.
| Punkt obsługi | Co robi hostessa | Do 150 uczestników | Około 400 uczestników | Około 800 uczestników |
|---|---|---|---|---|
| Stanowiska rejestracji | sprawdza nazwisko albo skanuje kod, wydaje identyfikator i pakiet | 2 osoby | 4 osoby | 8 osób |
| Prelegenci, partnerzy i VIP | osobna lista, prowadzenie do green roomu | ta sama osoba co informacja | 1 osoba | 2 osoby |
| Kolejka i informacja | kieruje do wolnego stanowiska, szatni i sal | 1 osoba | 1 osoba | 2 osoby |
| Sale w trakcie programu | pilnuje wejść, podaje mikrofon, pokazuje czas | osoby z rejestracji | 1 osoba na salę | 1 osoba na salę |
| Szatnia | przyjmuje okrycia, wydaje numerki | szatnia obiektu | 1 do 2 osób | 2 do 3 osób |
| Razem w godzinie rejestracji | 3 hostessy | 7 do 8 hostess | 14 do 15 hostess |
Co podnosi cenę hostessy na konferencję
Stawka na konferencji jest zwykle zbliżona do stawki targowej, a rachunek rośnie przez wymagania, które zawężają pulę kandydatek.
- Język obcy. Przy uczestnikach z zagranicy rejestracja i opieka nad prelegentami wymagają swobodnego angielskiego, a przy rzadszym języku wybór jest wyraźnie mniejszy. Dopłatę liczymy na przykładzie we wpisie hostessa z językiem angielskim.
- Wczesny start. Rejestracja otwarta od 7:30 oznacza odprawę o 6:30, a przy konferencji poza miastem dojazd albo nocleg obsady.
- System rejestracji. Skanowanie kodów i druk identyfikatorów na miejscu wymagają szkolenia dzień wcześniej, płatnego jak godziny pracy.
- Koordynatorka zespołu. Od sześciu osób warto mieć jedną, która rozmawia z organizatorem i przesuwa ludzi między punktami.
- Kilka dni z rzędu. Przy kongresie trzydniowym ten sam skład zna już obiekt i program, ale musisz zarezerwować go wcześniej.
- Wieczorna gala po konferencji. Zmiana stroju i praca do późna to osobny blok godzin, który liczymy we wpisie hostessy na galę firmową.
Przykładowy kosztorys hostess na konferencję dla 400 uczestników
Żeby pokazać sam rachunek, przyjmijmy przykładowe stawki: 60 zł netto za godzinę dla hostessy, 75 zł netto dla hostessy z angielskim przy prelegentach i 85 zł netto dla koordynatorki zespołu. To liczby do ćwiczenia, nie nasz cennik: prawdziwą stawkę każdej kandydatki widzisz na shortliście. Rejestracja jest otwarta od 8:00, program trwa od 9:30 do 17:00, a obsada przychodzi o 7:00 na odprawę.
W planie Start marża wyniosłaby 25 procent, czyli 1 072,50 zł, a w planie Produkcja 12 procent, czyli 514,80 zł. Przy 400 uczestnikach obsada rejestracji i sal kosztuje więc około 12 do 13 zł na osobę. Organizator trzech konferencji w roku zwykle zostaje przy planie Start, a przy cyklu comiesięcznych wydarzeń różnica w marży spłaca wyższy plan, co widać w cenniku.
| Pozycja | Rachunek | Kwota netto |
|---|---|---|
| Hostessy tylko na rejestrację (7:00 do 11:00) | 3 osoby x 4 godziny x 60 zł | 720 zł |
| Hostessy na cały dzień (rejestracja, sale, informacja) | 3 osoby x 10,5 godziny x 60 zł | 1 890 zł |
| Hostessa z angielskim przy prelegentach | 1 osoba x 10,5 godziny x 75 zł | 787,50 zł |
| Koordynatorka zespołu | 1 osoba x 10,5 godziny x 85 zł | 892,50 zł |
| Stawki razem | 4 290 zł | |
| Marża w planie Agencja | 18 procent od 4 290 zł | 772,20 zł |
| Razem za obsadę | 5 062,20 zł |
Hostessy a reszta budżetu konferencji
Obsada jest jedną z mniejszych pozycji w budżecie konferencji, za to pierwszą, którą uczestnik widzi. Największe kwoty idą na obiekt i catering, potem na technikę sceniczną i tłumaczenia. Jeśli dopiero porównujesz obiekty, sprawdź przy okazji, jak szerokie jest foyer i ile stanowisk rejestracji się w nim zmieści, bo to ono decyduje o kolejce. Wiele firm zaczyna od wyboru sali konferencyjnej na wynajem i dopiero z planem obiektu w ręku ustala liczbę hostess. Prowadzącą program policzysz według wpisu ile kosztuje konferansjer, a zakres pracy przy rejestracji, salach i gali opisujemy na stronie hostessy na konferencje.
Jak porównać oferty agencji hostess na konferencję
Dwie oferty na tę samą konferencję potrafią różnić się o jedną trzecią i obie być uczciwe, bo liczą co innego. Zanim wybierzesz, sprawdź pięć rzeczy.
- Czy cena obejmuje odprawę przed otwarciem rejestracji i szkolenie z systemu, czy tylko godziny programu.
- Czy agencja planuje zmiany, czy wycenia cały zespół od rana do wieczora.
- Czy w ofercie jest koordynatorka i kto z nią rozmawia w dniu konferencji.
- Co się dzieje, gdy hostessa zachoruje rano, i w jakim czasie dostaniesz zastępstwo.
- Czy dostaniesz jedną fakturę za całą obsadę i komplet zgód na wizerunek do relacji z wydarzenia.
U nas te punkty są w umowie, a zastępstwa o tym samym profilu szukamy od razu po zgłoszeniu. Kolejne kroki opisujemy na stronie jak to działa.
Jak zamówić hostessy na konferencję
- Wpisz w brief nazwę konferencji, obiekt, datę i godziny: otwarcie rejestracji, początek i koniec programu.
- Podaj liczbę zarejestrowanych uczestników, liczbę prelegentów i to, czy identyfikatory są gotowe, czy drukowane na miejscu.
- Wymień punkty do obsadzenia: rejestracja, informacja, sale, szatnia, strefa partnerów.
- Określ języki i poziom, osobno dla rejestracji i dla opieki nad prelegentami.
- Dopisz strój i to, czy po programie jest gala albo kolacja.
- Dostajesz shortlistę, akceptujesz obsadę, a umowy, harmonogram zmian i zastępstwa prowadzimy my.
Pełny wzór dokumentu znajdziesz we wpisie brief na obsadę eventu. Przy konferencji w stolicy zobacz stronę hostessy Warszawa, przy kongresie w Hali Stulecia hostessy na konferencje we Wrocławiu, a w Trójmieście hostessy Gdynia.
Pytania o hostessy na konferencje
Ile kosztuje hostessa na konferencję?
Hostessa na konferencję kosztuje tyle, ile jej stawka godzinowa razy godziny pracy z odprawą, plus marża agencji. W przykładowym rachunku ze stawką 60 zł netto za godzinę jeden pełny dzień to 630 zł netto przed marżą. Stawkę podnoszą język obcy, bardzo wczesny start i rola koordynatorki.
Ile hostess potrzeba na konferencję dla 300 osób?
Na konferencję dla 300 osób zwykle potrzeba pięciu do sześciu hostess w godzinie rejestracji: trzy przy stanowiskach, jedna przy prelegentach i partnerach, jedna przy kolejce i informacji, a przy własnej szatni jeszcze jedna. Po zamknięciu rejestracji wystarczą trzy osoby na sale i punkt informacyjny.
Czy hostessy obsłużą system rejestracji i skanowanie kodów?
Tak. Przy skanowaniu kodów i druku identyfikatorów na miejscu planujemy krótkie szkolenie dzień wcześniej albo godzinę przed odprawą. Szkolenie jest płatne jak godziny pracy, a w briefie wystarczy podać nazwę systemu i osobę, która je prowadzi.
Czy można zamówić hostessy tylko na godziny rejestracji?
Tak. Przy rejestracji zwykle zamawia się część zespołu na cztery godziny, a resztę na cały dzień. Minimalną liczbę godzin dla krótszej zmiany ustalamy z hostessami przed akceptacją obsady.
Ile wcześniej zamówić hostessy na konferencję?
Najlepiej trzy do czterech tygodni przed terminem, a przy języku innym niż angielski albo kongresie na kilka dni wcześniej. Od września do listopada i od marca do czerwca terminy konferencji nakładają się z targami, więc wybór szybko się kurczy.