Hostessy z językami obcymi i hostessy dwujęzyczne na kongresy i targi międzynarodowe
Gość z zagranicy ocenia wydarzenie po pierwszej rozmowie: czy przy rejestracji ktoś zrozumie jego nazwisko, wyjaśni, gdzie jest sala plenarna, i czy na stoisku usłyszy coś więcej niż „welcome”. Obsadzamy hostessy z angielskim, niemieckim, francuskim, hiszpańskim, włoskim i innymi językami. Poziom sprawdzamy przed shortlistą, a w briefie zapisujesz, kto rozmawia w jakim języku i o czym.
Brief na obsadę w 60 sekund
Opisz zwykłym językiem, kogo potrzebujesz. Kalkulator zamieni opis w brief obsady, policzy harmonogram od daty eventu wstecz i pokaże kosztorys w każdym planie.
Brief obsady
- Role i liczba osób
- Miasto i data
- Typ eventu
- Języki
Harmonogram liczony od daty eventu
- Brief przyjęty
- Shortlista gotowa
- Akceptacja firmy
- Umowy podpisane
- Próba
- Dzień eventu
- Rozliczenie
Terminy zależą od planu i od liczby osób w obsadzie.
Przykład widoku shortlisty
Tak wygląda shortlista po castingu: kafle z rolą, miastem, językami i dostępnością. Nazwiska i zdjęcia widzisz po akceptacji briefu.
Kosztorys
Start
- Suma stawek artystek
- wpisana przez Ciebie
- Marża od stawek
- 25 procent
- Abonament miesięcznie
- 999 zł netto + 23% VAT
- Razem za event
Agencja
- Suma stawek artystek
- wpisana przez Ciebie
- Marża od stawek
- 18 procent
- Abonament miesięcznie
- 2 499 zł netto + 23% VAT
- Razem za event
Produkcja
- Suma stawek artystek
- wpisana przez Ciebie
- Marża od stawek
- 12 procent
- Abonament miesięcznie
- 4 999 zł netto + 23% VAT
- Razem za event
Gdy nie wpiszesz stawek, kosztorys pokazuje wzór: suma stawek artystek plus marża planu. Kwoty netto + 23% VAT.
Hostessy z językami obcymi dobierane do zadania, a nie do listy języków
Na wielu wydarzeniach w Polsce goście mówią po angielsku, ale to nie znaczy, że każda hostessa w zespole potrzebuje tego samego poziomu. Przy rejestracji liczy się szybkie, poprawne zdanie i dobre ucho do nazwisk. Na stoisku targowym hostessa musi zrozumieć pytanie o produkt i przekazać je handlowcowi tak, żeby nic nie zginęło. Dlatego w briefie rozpisujemy język osobno dla każdego stanowiska.
| Zadanie | Typowy poziom | Co hostessa robi w języku | Gdzie najczęściej |
|---|---|---|---|
| Rejestracja i identyfikatory | B2 | wita, sprawdza nazwisko, wydaje identyfikator, kieruje do sal | kongresy, konferencje, gale |
| Informacja i prowadzenie gości | B2 | odpowiada na pytania o program, sale, szatnię i transfery | kongresy, wizyty delegacji |
| Rozmowa na stoisku | C1 | zbiera potrzeby gościa, opowiada o ofercie w granicach briefu, umawia rozmowę z handlowcem | targi międzynarodowe |
| Opieka nad delegacją lub VIP | C1 | towarzyszy grupie przez program dnia, pilnuje godzin i przejść | wizyty partnerów, zjazdy firmowe |
| Dwujęzyczna asysta na scenie | C1 | podaje nagrody i prowadzi laureatów, rozumie zmiany prowadzącego w obu językach | gale z gośćmi z zagranicy |
Hostessa z językiem nie zastępuje tłumacza symultanicznego ani konsekutywnego. Gdy na scenie albo przy negocjacjach trzeba wiernie przełożyć każde zdanie, zamawiasz tłumacza osobno, a hostessy zostają przy powitaniu, informacji i rozmowach wstępnych.
Hostessy dwujęzyczne, jakie języki obsadzamy najczęściej
Najwięcej briefów dotyczy angielskiego, bo to język większości kongresów i targów międzynarodowych w Polsce. Drugi jest niemiecki, szczególnie przy targach przemysłowych i technicznych, na które przyjeżdżają wystawcy i kupcy z Niemiec, Austrii i Szwajcarii. Francuski, hiszpański i włoski pojawiają się przy kongresach medycznych, naukowych i branży spożywczej. Ukraiński i rosyjski zamawiają firmy logistyczne, budowlane i rolnicze. Rzadziej trafiają się skandynawskie, niderlandzki, japoński i chiński.
- Angielski: obsadzamy w każdym mieście, także kilka osób na ten sam termin.
- Niemiecki: dobrze dostępny w Poznaniu, Wrocławiu i na Śląsku, gdzie wiele osób ma za sobą studia albo pracę w Niemczech.
- Francuski, hiszpański, włoski: najlepiej zamawiać trzy do czterech tygodni przed wydarzeniem.
- Języki rzadkie: zaczynamy szukać od razu po briefie i mówimy wprost, jeśli na termin nie ma osoby z wymaganym poziomem.
Hostessa dwujęzyczna z dwoma językami obcymi, na przykład angielskim i niemieckim, pozwala obsadzić stoisko jedną osobą mniej, gdy goście z dwóch krajów przychodzą w różnych godzinach.
Jak sprawdzamy poziom języka przed shortlistą
Deklaracja w profilu to za mało, więc język weryfikujemy przed tym, jak kandydatka trafi na Twoją listę.
- W profilu każdej kandydatki zapisane są języki, a w bazie profili filtrujesz kandydatki po języku.
- W planach Agencja i Produkcja w bazie widzisz też nagrania z profili, więc słyszysz wymowę i swobodę, zanim zaakceptujesz obsadę.
- Gdy profil nie ma nagrania w języku briefu, prosimy kandydatkę o krótką rozmowę w tym języku, na przykład powitanie uczestnika kongresu albo przedstawienie produktu na stoisku.
- Gdy na stoisku padają słowa branżowe, przekazujesz listę kilkunastu terminów, a hostessa ćwiczy je przed odprawą.
- Na dużych kongresach możesz poprosić o krótką rozmowę na wideo z osobą z Twojego zespołu, która zna język.
Takie sprawdzenie zajmuje dzień albo dwa, dlatego przy wydarzeniach z kilkoma językami brief warto wysłać wcześniej niż przy zwykłej rejestracji.
Hostessy z językiem angielskim na kongresy, konferencje i wizyty delegacji
Na kongresie z uczestnikami z kilkudziesięciu krajów najtrudniejsza jest pierwsza godzina: kolejka przy rejestracji, zmiany w liście, pytania o hotel i transfer. Zespół układamy tak, żeby przy każdym stanowisku rejestracji stała co najmniej jedna osoba z angielskim na poziomie C1, a pozostałe miały B2 i znały program dnia. Przy wizycie delegacji zagranicznej w zakładzie albo biurze jedna hostessa z językiem towarzyszy grupie od recepcji do zakończenia, pilnuje godzin i przekazuje pytania gospodarzom. Zasady obsady rejestracji opisujemy szerzej na stronie hostessy na konferencje, a kongresy w konkretnych miastach na stronach hostessy Kraków i hostessy Warszawa.
Hostessy z językami na targi międzynarodowe
Na targach hostessa z językiem pracuje na kontakty. Gość z zagranicy zatrzymuje się przy stoisku na dwie minuty i w tym czasie trzeba ustalić, kim jest, czego szuka i czy chce rozmawiać z handlowcem jeszcze tego dnia. Dlatego hostessie z językiem dajemy kartę pytań w tym języku i ustalamy, jak zapisuje rozmowy, żeby po targach Twój zespół wiedział, do kogo dzwonić. Ile osób postawić na stoisko danej wielkości, pokazujemy we wpisie ile hostess na stoisko, a obsadę targową ogólnie na stronie hostessy na targi.
Ile kosztują hostessy z językami obcymi
Stawkę ustala każda hostessa i dostaje ją w całości. Język podnosi stawkę tym bardziej, im wyższy poziom i rzadszy język. Żeby pokazać rachunek, przyjmijmy przykładowe stawki: 60 zł netto za godzinę bez języka, 75 zł netto z angielskim na poziomie C1 i 85 zł netto z niemieckim. To liczby do ćwiczenia, nie nasz cennik: prawdziwą stawkę każdej kandydatki widzisz na shortliście.
| Pozycja | Rachunek | Kwota netto |
|---|---|---|
| Hostessy przy rejestracji kongresu | 2 osoby x 9 godzin x 60 zł | 1 080 zł |
| Hostessy z angielskim C1 | 2 osoby x 9 godzin x 75 zł | 1 350 zł |
| Hostessa z niemieckim | 1 osoba x 9 godzin x 85 zł | 765 zł |
| Stawki razem za jeden dzień | 3 195 zł | |
| Marża w planie Agencja | 18 procent od 3 195 zł | 575,10 zł |
| Razem za dzień kongresu | 3 770,10 zł |
W planie Start marża od tych samych stawek wyniosłaby 798,75 zł, a w planie Produkcja 383,40 zł. Dopłatę za angielski na stoisku i porównanie z kosztem tłumacza rozpisujemy we wpisie hostessa z językiem angielskim, a wszystkie składniki ceny hostessy we wpisie hostessa cena. Plany porównasz w cenniku.
Co wpisać w brief na hostessy z językami obcymi
- Rodzaj wydarzenia, obiekt, daty i godziny razem z odprawą.
- Liczbę osób i dla każdej osobno: język, poziom i zadanie, które ma w nim wykonywać.
- Kraje, z których przyjeżdżają goście, i ich przybliżony udział, jeśli go znasz.
- Słownictwo branżowe, które padnie na stoisku albo przy rejestracji.
- Czy potrzebny jest też tłumacz na scenę lub do rozmów handlowych.
- Dress code i to, kto zapewnia strój.
- Zakres zgody na wizerunek, jeśli zdjęcia trafią do materiałów firmy.
Cały dokument rozpiszesz według wpisu brief na obsadę eventu.
Dla kogo obsadzamy hostessy z językami
- Organizatorzy kongresów naukowych i medycznych, którzy potrzebują rejestracji w kilku językach i opieki nad prelegentami z zagranicy.
- Wystawcy na targach międzynarodowych w Poznaniu, Warszawie, Kielcach i Krakowie, którzy chcą rozmawiać z kupcami z Niemiec, Skandynawii albo Ukrainy bez zabierania handlowców ze stoiska.
- Firmy przyjmujące delegację partnera, audyt klienta albo zjazd zagranicznego oddziału.
- Agencje eventowe, które dostarczają klientowi całe wydarzenie i chcą jednej faktury za hostessy, prowadzącą i oprawę. Ten model opisujemy na stronie dla agencji eventowych.
Jak zamówić hostessy z językami obcymi przez nas
- Sprawdzamy brief i dopytujemy o języki, poziomy i zadania na każdym stanowisku.
- Przygotowujemy shortlistę ze zdjęciami, stawkami, dostępnością i językami każdej osoby.
- Akceptujesz obsadę i kosztorys w jednym widoku, razem z osobą z Twojego zespołu.
- Podpisujemy umowy, zbieramy zgody na wizerunek i rozsyłamy harmonogram oraz słowniczek.
- W dniu wydarzenia pilnujemy obecności, a gdy ktoś wypadnie, szukamy zastępstwa z tym samym językiem.
- Po wydarzeniu wystawiamy jedną fakturę za całą obsadę.
Tylko pełnoletnie hostessy i tylko praca eventowa
Pracujemy wyłącznie z osobami pełnoletnimi, wiek potwierdzamy przy weryfikacji profilu. Obsadzamy pracę eventową: rejestrację, informację, stoisko, opiekę nad grupą w programie wydarzenia i scenę. Zadań towarzyskich i dotrzymywania towarzystwa gościom poza programem nie przyjmujemy. Kontakt z hostessami, umowy i rozliczenie idą wyłącznie przez nas.
Pytania o hostessy z językami obcymi
Ile kosztuje hostessa z językiem obcym?
Hostessa z językiem obcym kosztuje tyle, ile jej stawka godzinowa razy godziny pracy z odprawą, plus marża agencji. Stawka jest wyższa niż bez języka, a różnica rośnie z poziomem i rzadkością języka. W naszych przykładach liczymy 75 zł netto z angielskim i 85 zł netto z niemieckim, ale prawdziwą stawkę każdej kandydatki widzisz na shortliście.
Jaki poziom angielskiego powinna mieć hostessa na kongres?
Do rejestracji i informacji wystarcza swobodny poziom B2: hostessa wita, sprawdza nazwisko i kieruje do sal. Przy stanowisku dla prelegentów, opiece nad VIP i rozmowach na stoisku potrzebny jest C1. Język i poziom każdej kandydatki sprawdzamy przed shortlistą.
Czy hostessa z językiem zastąpi tłumacza?
Nie, jeśli trzeba wiernie przełożyć wystąpienie, negocjacje albo umowę. Hostessa z językiem prowadzi powitanie, informację i rozmowy wstępne, a pytania merytoryczne przekazuje Twojemu zespołowi. Tłumacza na scenę albo do rozmów handlowych zamawiasz osobno.
Czy można zamówić hostessy z niemieckim na targi w Poznaniu?
Tak. Niemiecki to drugi najczęściej zamawiany język na targach przemysłowych i technicznych, a w Poznaniu i Wrocławiu łatwiej o osoby z dobrym niemieckim niż w innych miastach. Brief warto wysłać trzy do czterech tygodni przed targami.
Ile wcześniej zamówić hostessy dwujęzyczne?
Przy angielskim wystarczają zwykle dwa do trzech tygodni. Przy niemieckim, francuskim, hiszpańskim i włoskim lepiej trzy do czterech, a przy językach rzadkich zaczynamy szukać od razu po briefie. W szczycie sezonu kongresów i targów, wiosną i jesienią, wybór kurczy się najszybciej.
Hostessy z językami na Twoje wydarzenie zaczynają się od briefu
Napisz, jakie języki i na jakich stanowiskach. Shortlistę, umowy i zastępstwa przygotujemy my.